Quem organiza encontros corporativos ou sociais sabe que sempre há a possibilidade de ocorrer algum imprevisto, certo? Diante disso, montar um roteiro para evento pode facilitar a execução da data e minimizar os riscos.
A ferramenta é útil para eventos de variados formatos — sejam presenciais, sejam online — e se torna significativa para definir cada etapa do evento, a duração delas e a mensagem que será transmitida.
Quer saber mais sobre o assunto e entender como fazer um roteiro para eventos online? Então, continue a leitura!
Qual a importância dos roteiros para eventos?
O roteiro é uma etapa importante do planejamento de um evento. Com ele será possível visualizar cada etapa de maneira mais objetiva, aplicar ajustes — caso sejam necessários — e ter sucesso com a realização da data.
Contudo, para alcançar esse objetivo, é fundamental incluir no roteiro todas as atividades do evento, bem como a estimativa de duração de cada uma delas. Alguns exemplos são:
- montagem;
- chegada dos convidados;
- credenciamento;
- abertura do evento;
- apresentação de vídeo institucional;
- palestra;
- espaço para perguntas;
- encerramento;
- desmontagem.
Quanto mais completo for o seu roteiro, melhor! Dessa forma, você consegue prever possíveis falhas e pode ajustar a programação para que todas as atividades sejam realizadas de forma adequada e dentro do prazo estabelecido.
Além disso, é preciso adaptá-lo ao formato do evento. Em encontros virtuais, por exemplo, não haverá credenciamento de convidados, mas você deve reservar um período antes de iniciar a programação para garantir que a maioria dos participantes já esteja online.
Como criar roteiro para evento online?
Os eventos online ganharam bastante espaço no mercado nos últimos tempos. A pandemia do novo coronavírus e a recomendação de distanciamento social fizeram com que esse formato se tornasse a principal solução no momento para que as empresas conseguissem se relacionar com o seu público — sejam clientes, sejam colaboradores.
Entretanto, antes disso, os eventos online já despertavam o interesse de muitos organizadores. Com as novas tecnologias para transmissão simultânea, a realização dos encontros pode ser feita com um custo reduzido e com maior alcance, já que os participantes podem estar em qualquer região, basta que tenham acesso à internet.
Embora esse estilo de evento não substitua a interação, o relacionamento e o networking dos eventos presenciais, ele pode ser uma saída eficiente em determinadas situações. Alguns eventos que podem ser realizados de forma online são:
- congressos;
- palestras;
- seminários;
- lançamento de produtos.
As possibilidades são variadas, mas é preciso planejar todos os detalhes com cuidado para garantir uma experiência positiva do público e o compartilhamento da mensagem. Nesse sentido, montar um roteiro para eventos online pode ajudar. Veja, a seguir, algumas dicas de como fazer isso!
Defina os objetivos com o evento online
Assim como todo o evento, na modalidade online também é importante saber quais são os objetivos com ele. A atitude será positiva para entender as necessidades da empresa e estabelecer as características do encontro.
Se a ideia for realizar um evento online para o público interno, por exemplo, pode ser interessante incluir no roteiro a apresentação de um vídeo institucional ou uma mensagem do presidente, além de considerar um espaço para esclarecer dúvidas.
Monte a programação do evento
Um dos primeiros passos para montar o roteiro é definir toda a programação, incluindo horários para montagem e desmontagem, abertura do evento, participação de convidados, espaço para perguntas etc.
O evento deve ter uma duração predefinida para que seja agradável e prenda a atenção do público. Sendo assim, é importante indicar no roteiro a duração para cada atividade da programação.
No caso dos eventos online, você deve planejar a montagem do cenário e da estrutura para a transmissão com antecedência, além de fazer testes para evitar qualquer problema com computador e microfones, iluminação, equipamentos de captação de áudio e vídeo, sinal de internet etc.
Se você for contar com a participação de palestrantes ou entrevistados, também será preciso definir em qual momento isso acontecerá e se as pessoas estarão no mesmo local ou se a participação será via teleconferência.
Considere interrupções
Assim como em um evento presencial, as interrupções também podem ocorrer no formato online. O participante pode demorar alguns minutos para ingressar no encontro, fazer pausas para ir ao banheiro, ter algum problema com o sinal da internet etc. Portanto, ao montar o roteiro, considere todas essas situações.
Caso seja necessário dar algum recado no evento, coloque no roteiro em que momento isso deve acontecer. Outra dica é evitar dar informações importantes logo no início da apresentação para garantir que a maioria do público receba a mensagem. Além disso, repetir a mensagem de tempos em tempos é uma estratégia positiva para alcançar uma audiência rotativa.
Elabore o roteiro da apresentação
Crie um texto para guiar a sua fala, ou do apresentador, durante o encontro e garantir que nenhuma informação significativa fique de fora.
Após montar o roteiro, leia o conteúdo em voz alta para confirmar se ele está natural e se tem ideias bem estruturadas e de fácil compreensão. O anfitrião do evento não precisa ficar preso a esse script, mas ele será relevante para momentos-chave, como a introdução e o encerramento.
Crie um encerramento
A data é organizada com todo o cuidado para garantir uma boa experiência aos participantes. Nesse sentido, o encerramento também deve ser feito em grande estilo. Sendo assim, planeje um conteúdo diferenciado para deixar o público motivado — uma mensagem inspiradora ou um vídeo são algumas sugestões para isso.
Outra dica é aproveitar a finalização do encontro para incentivar os participantes a colocarem a mensagem do evento em prática, compartilharem o conteúdo com amigos ou colegas de trabalho, entre outras ações.
Fazer roteiro para evento online é uma estratégia significativa para organizar o encontro de maneira eficiente, evitar imprevistos e garantir a experiência do público. Entretanto, para alcançar esses objetivos, é fundamental que ele seja feito de forma adequada. Esperamos que o texto ajude você nessa tarefa!
Achou o conteúdo interessante e quer obter mais conhecimento sobre eventos corporativos? Então, confira o nosso próximo post e veja como otimizar o budget desses encontros!