Controlar o budget de eventos corporativos é uma preocupação de todo organizador. Afinal, a empresa costuma definir esses valores antecipadamente, e, se isso sair do que foi estipulado, pode comprometer outras ações.
Para otimizar os custos do evento, existem diversos procedimentos que vão desde a realização de um bom planejamento até a contratação de fornecedores com melhor custo-benefício. Neste post, separamos algumas dicas para ajudar você a alcançar essa missão. Confira!
Por que otimizar o budget de eventos corporativos?
Quando se fala em eventos, o céu pode ser o limite — há inúmeros produtos, serviços e tecnologias que podem ser aplicados na data para torná-la ainda mais especial. Sabendo disso, as empresas definem um teto de gastos para que a realização não comprometa outras demandas do negócio.
Como os eventos fazem parte de uma estratégia maior, seja ela de marketing seja de comunicação interna, é fundamental adotar técnicas para otimizar o budget e acompanhá-lo com cuidado para que a produção de um único evento não comprometa todo o orçamento da área. Além disso, com a economia será possível investir em outras ações.
Como otimizar o orçamento de eventos corporativos?
Essa é uma estratégia importante para realizar o encontro sem extrapolar o orçamento. Contudo, para alcançar esse objetivo e ainda realizar um evento de sucesso, é preciso muito planejamento, organização, negociação e pesquisa a fim de encontrar os melhores fornecedores. A seguir, separamos algumas dicas.
Defina o estilo e o tamanho do evento
Um dos primeiros passos é definir as características do evento, observando os objetivos com a data, o número de convidados e o perfil deles, entre outros fatores. Dessa forma, você conseguirá levantar os principais custos e poderá analisar item por item para identificar o que é possível reduzir. Alguns elementos para considerar são:
- espaço do evento;
- alimentação;
- equipe de produção;
- ações de comunicação e divulgação;
- palestrantes, mestres de cerimônia, músicos etc.;
- decoração;
- brindes;
- locação de equipamentos e mobiliário.
Analise o mercado de eventos
A pesquisa será uma boa aliada para otimizar o budget de eventos corporativos. Com ela você poderá descobrir fornecedores com melhor custo-benefício, diferenciais e estratégias mais econômicas para aplicar na ação.
Investir em tecnologia para eventos, por exemplo, pode ser financeiramente mais vantajoso e ainda facilitará a organização da data. Criar um aplicativo pode reduzir custos com equipe para o credenciamento caso isso seja feito direto pelo smartphone, com despesas com impressão de material de comunicação e programação, entre outros.
Dessa forma, vale a pena analisar o perfil do evento e os valores dos serviços e produtos para identificar as melhores soluções.
Tenha o apoio de uma agência de eventos
A princípio, essa estratégia representa um gasto a mais no orçamento. Contudo, contar com um fornecedor especializado pode ser uma boa solução para otimizar o budget do evento corporativo. Isso acontece porque a agência tem uma rede de fornecedores que pode contribuir para a economia. Além disso, ela tem expertise na área, o que evita erros e imprevistos que podem gerar despesas extras.
Negocie com fornecedores frequentes
Há companhias que realizam diversos eventos ao longo do ano. Se esse for o seu caso, uma das dicas é negociar com fornecedores frequentes para conseguir valores mais atrativos ao fazer a contratação para mais de um evento.
Itens como alimentação, decoração, materiais de divulgação, foto e filmagem são comuns em diversos formatos de eventos corporativos. Assim sendo, ao encontrar empresas parceiras para esses e outros serviços, você pode negociar um desconto maior e ainda garantir a qualidade do trabalho.
Quais erros devem ser evitados nessa otimização de budget?
Os eventos corporativos são planejados por meses para que a data aconteça conforme o esperado, surpreenda os convidados e alcance o retorno desejado. Nesse sentido, a otimização do budget deve ser feita de forma cuidadosa para que não gere riscos que comprometam a experiência dos convidados e a imagem da empresa.
Não se preparar para imprevistos
Imprevistos podem ocorrer em eventos de qualquer estilo ou tamanho, e se preparar para eles é fundamental. Sendo assim, a recomendação é contar com uma equipe experiente e com fornecedores de qualidade para reduzir os riscos, além de ter uma verba reservada para emergência — dessa forma, você terá recursos para resolver a situação com mais rapidez.
Não confirmar o número de participantes
A quantidade de participantes tem influência direta em alguns produtos e serviços, como buffet e brindes. Portanto, para otimizar o budget do evento corporativo, é imprescindível saber a quantidade média de convidados, pois isso evitará gastos desnecessários.
A confirmação dos participantes pode ser feita por serviço telefônico de RSVP, de forma online, entre outros. Também vale a pena investir em e-mail marketing para lembrar os convidados sobre o evento e reduzir as faltas. Contudo, não se prenda ao número exato de confirmação e considere uma margem ao fechar os itens do evento.
Não escolher um bom local para o evento
Economizar nesse quesito pode representar um grande risco para a experiência dos convidados e gerar despesas extras caso o local não conte com equipe de segurança, estacionamento, mobiliário, entre outros, já que será necessário contratar esses itens com terceiros.
Durante a fase de planejamento, pesquise os espaços de evento com atenção e, além do custo, verifique a credibilidade do fornecedor, os serviços oferecidos, a possibilidade de customização das áreas, a localização etc. Ao analisar todos os fatores, você conseguirá identificar qual espaço tem o melhor custo-benefício.
Não pesquisar bem os fornecedores
O mercado conta com uma infinidade de fornecedores para eventos. Nesse sentido, se você precisa contratar uma empresa nova, é fundamental pesquisar bem, pois os valores variam bastante.
Entretanto, deixar-se levar apenas pelo preço pode representar um risco para o seu evento, tais como produtos e serviços de baixa qualidade, atrasos, entre outros imprevistos. Assim, além dos custos, é necessário avaliar a qualidade do trabalho, a reputação, os prazos de entrega e as formas de pagamento para escolher o melhor fornecedor.
Quais ferramentas podem auxiliar a otimizar o budget?
É fundamental controlar o budget para que ele não fique acima do que foi definido, logo montar uma planilha orçamentária será essencial para isso, além de ter organização para acompanhar contratos, notas fiscais e pagamentos.
Contar com uma equipe eficiente é uma boa solução para ter suporte na tarefa e você ainda pode investir em ferramentas para gerenciamento de projetos, que facilitam a comunicação entre os profissionais e o acompanhamento das atividades.
Outra estratégia é o uso de ferramentas para gestão de eventos, que são positivas para controlar os custos e as datas de pagamento, ajudando a evitar atrasos e despesas não previstas, como juros e multas. Planilhas de checklist também são significativas, assim você saberá qual tarefa precisa ser realizada e quem é o responsável por ela.
Essas são algumas recomendações para otimizar o budget de eventos corporativos. Ao dar atenção a cada etapa e buscar ferramentas e soluções diferenciadas, você conseguirá reduzir os custos da ação sem comprometer o sucesso dela.
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