A produção de eventos envolve muitos desafios. Desde a ideia até a execução, são vários passos que precisam ser dados: escolha do tema, definição dos participantes, delimitação do orçamento, entre outros.
Por isso, ter organização e saber fazer um bom planejamento é essencial para qualquer produtor de eventos. Somente assim será possível reduzir o risco de problemas, garantir bons resultados e, o melhor, economizar e priorizar os recursos.
Pensando nisso, neste post relacionamos 7 dicas para ajudar você a produzir um evento de sucesso. Continue lendo e confira!
1. Saiba se organizar e priorizar as tarefas
Ter organização é o primeiro requisito para quem pretende produzir eventos. Afinal, ser organizado é algo indispensável em qualquer área da vida — e na produção de eventos não é diferente!
Para fazer uma coordenação eficiente, é preciso estar atento aos detalhes do início ao fim. Por outro lado, também é importante saber manter o foco no que é necessário. Isso quer dizer que não adianta querer dominar todas as tarefas e não executar nenhuma de forma correta. O excesso de funções ou informações, na maioria das vezes, pode atrapalhar o bom andamento do trabalho.
Assim, reserve um horário no seu dia para resolver aspectos relacionados à produção do evento. O ideal é organizar o que será feito em passos, e só avançar para a próxima etapa após ter finalizado a anterior. Caso algum problema surja durante o caminho, verifique onde ele começou e corrija-o de maneira eficiente e sem prejudicar o andamento da produção do evento.
2. Faça um planejamento detalhado
Assim como a organização e a priorização das tarefas, o planejamento é algo fundamental na produção de eventos. Afinal, será preciso detalhar todas as etapas do evento a ser realizado, além de definir alguns pontos específicos, como qual é o objetivo, qual será o tema, se será pago ou gratuito, se será servida comida ou não, quem serão os participantes, entre outros itens importantes.
Dessa forma, pesquise bastante, tire todas as suas dúvidas, defina os pontos e eleja as prioridades, sempre acompanhando de perto o que está sendo feito. É aconselhável a utilização de anotações. Dessa maneira, você garante que tudo o que foi planejado seja executado dentro do esperado e da melhor forma possível.
3. Tenha disposição
Como um profissional da produção de eventos, você provavelmente já sabe que os horários de trabalho nem sempre são previsíveis — muitas vezes, indo além do expediente. A pesquisa pelas melhores opções de serviços e produtos exige investimento de tempo, e isso nem sempre pode ser feito durante o horário comercial. Além disso, muitos eventos acontecem aos finais de semana.
Nesse sentido, é imprescindível ter muita disposição e estar preparado para encontrar soluções eficazes e acertadas no dia a dia. Oferecer saídas inovadoras, que agregam valor para o evento, também é um fator essencial aqui.
4. Conte com uma boa rede de contatos
Escolher os fornecedores, seja de produtos, seja de serviços, para um evento pode ser desafiador, principalmente para quem está começando no mercado. Por isso, construir um bom networking é fundamental.
Além disso, é essencial que a sua rede de contatos seja ampla, abrangendo os diversos setores de serviços. Outro ponto importante é ter boas indicações de patrocinadores, possíveis parcerias, palestrantes, entre outros.
Para isso, frequente cursos, palestras e eventos sobre o tema e procure conversar com outras pessoas do ramo, sempre trocando telefone e e-mail. Outra maneira interessante de estabelecer contatos é o uso das redes sociais. Procure se inserir em grupos do Facebook sobre organização e produção de eventos na sua cidade, por exemplo.
5. Mantenha uma checklist atualizada
A checklist é uma aliada na coordenação de qualquer evento. Assim, o ideal é começar pelos pontos fundamentais para a produção, como local, data, hora, preços e divulgação. Depois, acrescente itens específicos de cada evento e organize tudo em uma lista, o que facilita a administração e a execução de um planejamento sólido e eficaz.
Uma boa ideia é utilizar planilhas digitais, que você possa acessar do smartphone ou tablet, ou até mesmo uma agenda física para fazer essa lista de verificações. O importante é ter a checklist sempre em mãos quando for necessário.
6. Divida as tarefas entre a equipe
Dividir as tarefas é essencial na produção de eventos. Como falado, de nada adianta se preocupar com tudo e não realizar nada de forma eficiente. Então, é importante delegar funções, ainda que você continue acompanhando tudo de perto.
Para garantir a eficácia na delegação de tarefas, é possível utilizar recursos de gerenciamento de equipes. Por exemplo. é fundamental mapear o perfil dos colaboradores, quais habilidades cada um tem e quem se encaixa melhor em cada atividade. Isso faz com que todos atuem de acordo com as suas experiências e capacidades, e ninguém fica sobrecarregado — o que pode comprometer a qualidade do trabalho da equipe e a produção do evento.
Assim, além de realizar um evento de qualidade, você estará melhorando as relações interpessoais entre a equipe. Os benefícios dessa estratégia são muitos, como o aumento da motivação dos colaboradores, a redução dos níveis de estresse deles e a facilidade em resolver problemas.
7. Aprenda com os erros
E se algo der errado? Não se desespere! O mais importante, nesses momentos, é saber agir com calma e cautela, sempre aprendendo com as falhas. Por isso, respire fundo e tente resolver os problemas da melhor maneira possível.
Os participantes do evento precisam ter uma experiência incrível, sempre. Então, melhor lidar com cada erro de uma vez, fazendo com que passem desapercebidos, do que deixar tudo desandar de vez. Se o problema afetar somente os organizadores, é mais fácil ainda de resolvê-lo. No entanto, se ele estiver relacionado ao andamento do evento ou se está fora do seu controle, seja criativo ao tentar contorná-lo.
É importante lembrar-se de que, qualquer coisa que não saia como o planejado e seja percebida pelos participantes, deve ser tratada de maneira séria. Por isso, peça desculpas aos envolvidos e se empenhe em resolver a situação — e, é claro: procure evitar que aconteça novamente!
Os erros são essenciais para o aprendizado, então não encare-os como uma catástrofe, mas, sim, como uma experiência para os próximos eventos. Por isso, depois da finalização do evento faça uma retomada em todos os passos e anote quais aspectos podem ser melhorados para eventos futuros.
Sabemos que a produção de eventos é uma área que demanda muito trabalho e dedicação. Portanto, lembre-se da importância da organização, do planejamento e da priorização de tarefas. Além disso, tenha sempre em mente que o aprendizado é constante e que cada evento é uma oportunidade de crescimento.
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