Organizar eventos de fim de ano é sempre desafiador. Além do mês de dezembro ser bastante concorrido e difícil de achar uma boa data disponível, os fechamentos anuais podem ser bastante estressantes pelo acúmulo de tarefas e compromissos profissionais e pessoais.
Por essa razão, esse ano decidimos te dar uma forcinha. Acompanhe, neste artigo, as 9 dicas de como planejar, com sucesso, uma confraternização bem organizada, e claro, inesquecível.
Tipos de eventos de fim de ano
Os eventos de fim de ano podem ter vários formatos e públicos: corporativos, científicos, familiares, reuniões de amigos e até mesmo um simples amigo secreto pode dar trabalho.
Cada um deles tem em comum a grande expectativa que geram nos organizadores e convidados e a necessidade de um planejamento prévio.
Primeiro passo: Orçamento
A primeira regra para um bom planejamento de qualquer evento é saber de antemão o quanto se pode gastar.
Ter um orçamento realista e efetuar o acompanhamento detalhado dos gastos é a melhor maneira de se manter dentro do budget e definir prioridades.
A escassez de recursos financeiros não deve vir acompanhada da falta de qualidade. Não é necessário abrir mão da contratação de serviços e fornecedores, se deles depender o sucesso do seu evento.
Um bom planejamento orçamentário inclui saber administrar prioridades, evitar despesas indesejadas ou possíveis prejuízos, além de ajudar a garantir uma margem para situações emergenciais.
Segundo passo: Segurança
Nunca foi tão importante considerar num planejamento de eventos de fim de ano os aspectos relacionados aos cuidados com a segurança.
Cada evento possui regras a serem cumpridas e podem ser um diferencial de sucesso ou não de um evento, seja em relação à integridade física das pessoas ou da própria estrutura e recursos materiais do evento.
Verifique as definições que devem ser seguidas e ajuste seu planejamento a essas determinações.
Terceiro passo: Estrutura
A escolha do local deve ser cuidadosamente planejada para que possa atender às necessidades de todos.
Contar com um espaço amplo e com a estrutura adequada, como as salas do Centro de Evento do Costao do Santinho, é fator decisivo para proporcionar a melhor experiência aos participantes.
Inclua em seu planejamento, ainda, a necessidade de verificar todas as autorizações que o local exige, para não correr riscos durante a realização do evento.
Quarto passo: Informação
Um bom planejamento de eventos de fim de ano deve considerar a necessidade de informações antecipada e clara aos convidados.
Enviar um save the date/convite com data, local, horário, traje e possíveis atrações, bem como informações sobre condições de acesso e possíveis valores, são fatores fundamentais para evitar surpresas desnecessárias aos convidados.
Quinto passo: Serviço
Um planejamento de eventos passa necessariamente por estabelecer regras quanto à contratação de prestadores de serviços confiáveis e de qualidade.
Contratação de atrações musicais, por exemplo, que atendam às expectativas de qualidade do evento, assim como serviços de alimentação e bebidas, decoração, limpeza, segurança e demais itens são a garantia do sucesso do evento.
Sexto passo: Tema
A escolha do tema não pode ser negligenciada: ela ajuda a direcionar todo o planejamento e o que será oferecido.
Fazer os participantes viverem momentos marcantes será o melhor diferencial, ajudando a consolidar sua marca ou empresa.
O tema deve permear todas as ações, desde a decoração até os pequenos detalhes que encantam o público.
Sétimo passo: Atrações
Apresentações artísticas, musicais, palestras ou qualquer atração que traga momentos de aprendizado e descontração aos participantes podem ser o ponto alto do seu evento e garantem sempre um retorno maior que o investimento.
Oitavo passo: Brinde
Nem todo evento oferece lembranças personalizadas. Mas se você quer que seu convidado lembre de você após o evento, um dos recursos é o brinde. Reserve parte do orçamento para este mimo extra ou feche parcerias que agreguem valor ao evento e, de quebra, possa cobrir eventuais custos.
Nono passo: Tecnologia
O planejamento de eventos de fim de ano não pode deixar de considerar o emprego da tecnologia, seja para garantir uma boa rede wi-fi até introduzir efeitos especiais criativos e inovadores em seu evento.
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Precisa de ajuda para o seu evento de fim de ano?
Esperamos ter ajudado você a organizar o passo a passo do seu evento de fim de ano. Mas se precisar de ajuda e quiser um evento ainda mais especial, conte com a gente.
Só o Costao reúne todas essas qualidades para fazer do seu evento um momento único tanto para sua equipe quanto para seus clientes. Independente do tamanho e do público, nós nos adaptamos à realidade de cada necessidade, objetivo e público.
Tá esperando o quê para fazer seu próximo evento conosco?