Quer fazer a melhor escolha de hospedagem em sua viagem corporativa, mas ainda não sabe quais pontos considerar? Bem, realizar uma viagem a trabalho demanda certos cuidados, daí a importância de fazer um planejamento para se certificar de que tudo ocorrerá conforme o esperado. Tal planejamento deve envolver:
- compra de passagens com antecedência;
- atenção ao orçamento pretendido para a viagem;
- pesquisa sobre o local de destino e de acomodação.
Mas, quando se trata do espaço reservado para a hospedagem, o que deve ser priorizado? É exatamente isso que vamos abordar ao longo deste artigo. A seguir, confira exatamente o que considerar durante a sua escolha!
Conforto e serviços
Você e os demais colaboradores da empresa merecem todo o conforto, não é? E aqui não estamos falando apenas da acomodação escolhida: também é interessante encontrar um ambiente que ofereça oportunidades de descanso e lazer após a reunião ou o evento corporativo.
Além disso, é fundamental conferir os serviços oferecidos e se certificar de que:
- tem uma conexão Wi-Fi de qualidade no local, especialmente se você utiliza a internet com frequência para realizar o seu trabalho;
- há espaços de lazer, como piscinas, salão de jogos ou até mesmo atrações;
- a gastronomia é variada, com opções nacionais e internacionais;
- tem espaços para beber socialmente, especialmente durante ou após a reunião de negócios.
Um atendimento qualificado abre espaço para a formação de uma parceria confiável e, especialmente, duradoura. Dessa forma, tudo fica mais fácil: você consegue cumprir as obrigações do trabalho e relaxar enquanto a sua empresa aproveita o melhor custo-benefício.
Ah, e não se esqueça: quando se trata de eventos de negócios — formais ou informais —, é imprescindível avaliar se o recinto conta com um cardápio variado. Afinal, você e a sua empresa querem que tudo seja impecável, correto? Portanto, vegetarianos, veganos e demais pessoas com restrições alimentares também devem ser atendidas com qualidade.
Possibilidade de uso do espaço para reuniões ou eventos
Independentemente do porte da empresa na qual você trabalha, é importante escolher um ambiente de hospedagem completo, no qual há a possibilidade de utilizar o espaço tanto para reuniões quanto para grandes eventos corporativos, com serviços e equipamentos para sanar qualquer necessidade da empresa.
Em razão disso, e principalmente se você ou a empresa têm problemas em organizar eventos e ações de grandes proporções, é fundamental:
- escolher um lugar que disponibilize centro de convenções ou salas de reunião;
- certificar-se de que há um gerente de evento para cuidar de todas as etapas, desde a montagem e organização até a avaliação final;
- procurar um local que se adapte aos clientes e aos eventos, de maneira personalizada.
Se a viagem corporativa demanda que o funcionário se reúna com representantes de outras empresas, encontrar uma hospedagem que disponibilize espaço e recursos para reuniões evita gastos com deslocamentos e aluguel de salas e equipamentos.
Segurança e política de cancelamento
Tópico muito importante que sempre deve ser considerado ao escolher a hospedagem de sua viagem corporativa. Em relação à segurança geral e à política de cancelamento, é preciso considerar algumas questões.
- Há cofres ou outros espaços seguros para armazenar documentos ou objetos importantes?
- Quantas saídas de emergência e câmeras de segurança há no lugar?
- O local de hospedagem está localizado em uma área de risco?
- Há recepção 24h e serviços de transporte para levar os hóspedes ao aeroporto?
- Em caso de imprevistos, o cancelamento é gratuito?
- Qual é a política do local em relação à cobrança de taxa de cancelamento?
Facilidades e alternativas de pagamento
Às vezes o orçamento é apertado e você não consegue fazer tudo o que gostaria nos eventos? Nesse caso, é importante contar com um local que ofereça alternativas de pagamento e facilidades, como o sistema all inclusive.
No geral, o serviço que inclui comidas e bebidas no valor da diária é uma opção excelente para os hóspedes e para as empresas que desejam ter total controle sobre o orçamento e evitar despesas extras. Por isso, opte por um recinto que ofereça:
- café da manhã, almoço, lanches e jantar;
- refrigerante, suco, água e drinks em geral;
- chope, cerveja, vinho etc.
Além disso, verifique se há opções como:
- mais de uma alternativa de pagamento;
- prazo extra para checkout;
- possibilidade de enviar um boleto diretamente para a empresa, contribuindo com a comodidade do hóspede;
- programa de fidelidade ou sistema de pontos e milhas para reduzir custos.
Boa localização
Esse, certamente, é um fator importante a ser levado em consideração durante a escolha da hospedagem. Vale ressaltar que uma boa localização não é, necessariamente, no centro da cidade. Quando se trata de uma viagem corporativa, um bom local abrange os seguintes pontos:
- proximidade do lugar do evento corporativo;
- bares e restaurantes nas redondezas para facilitar reuniões de negócio;
- acesso aos diferentes meios de transporte, como ônibus, metrô e táxis;
- área segura e de fácil acesso para motoristas de aplicativos.
Em alguns casos, e dependendo da cidade, a distância entre um ponto e outro é muito grande, e gastos com transportes podem sair acima do esperado, além de cansar o hóspede com possíveis trânsitos durante o trajeto, concorda?
Muitas empresas escolhem hotéis baratos e longe do lugar da reunião ou evento para hospedar os seus colaboradores, mas acabam gastando com deslocamentos. Por isso, o recinto escolhido deve ser estratégico, de preferência próximo ao local do evento corporativo, conforme já mencionado, para evitar custos desnecessários.
Como você pôde perceber, escolher a hospedagem para a sua viagem corporativa deve envolver um planejamento com os elementos vistos acima. Lembre-se de que é interessante escolher um local completo para que a empresa sempre possa contar com uma parceria confiável e com serviços de qualidade, facilitando assim todo o processo de escolha!
Além disso, vale ressaltar que o conforto do hóspede e a oferta de serviços e espaços — como Wi-Fi, sala para reunião e sistema all inclusive — pode tornar a viagem ainda mais produtiva e evitar gastos excessivos.
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