Na hora de organizar uma palestra, convenção, treinamento, workshop ou qualquer tipo de encontro corporativo, é preciso ficar atento a inúmeros detalhes. Esse é o caso do espaço que sediará a realização, das comidas que serão servidas e, até mesmo, da decoração ideal. Contudo, em meio a tantos pormenores, alguns gestores acabam deixando de lado a segurança em eventos e, com isso, colocam não somente os participantes em risco, como também comprometem a imagem da empresa no mercado.
Para que sua ação seja um verdadeiro sucesso, pensar em elementos básicos de proteção é um passo obrigatório e fundamental. Com esse cuidado, seus convidados conseguirão chegar e sair do espaço em total segurança — sem comprometer sua integridade física ou o conforto ao longo da programação.
Mas será que você sabe, de fato, como investir nessa ideia e evitar, ao máximo, qualquer dor de cabeça? Se não, continue acompanhando o post e anote nossas dicas especiais. Durante a leitura, mostraremos o que deve ser considerado antes de fechar negócio e colocar suas ideias em prática. Não perca!
Entenda como planejar a segurança do seu evento
Inicialmente, você pode até imaginar que cuidar da segurança em eventos é algo simples e que não demanda tanta dedicação. No entanto, para que seus convidados estejam verdadeiramente seguros, é de extrema importância traçar um bom planejamento e analisar com cautela todos os detalhes que envolvem esse assunto. Não sabe quais são eles? Veja abaixo os principais!
Tenha atenção ao local do evento
A avaliação do local para eventos é um ponto crucial nesse processo. Para fugir de problemas, analise o tamanho dos ambientes, o número de acessos e se há áreas suficientes para que as pessoas circulem sem incômodos.
Se estiver com planos de optar por um estabelecimento ao ar livre, garanta também que o local tenha alternativas cobertas para casos de mudanças climáticas. Já em relação às entradas e saídas, é interessante que todas as passagens estejam devidamente sinalizadas, como uma forma de ninguém se perder durante a programação.
E mais: se possível, prefira realizar seu encontro em um lugar bem localizado. Investir em uma área próxima às principais vias de acesso ou pontos de ônibus e táxi é um cuidado valioso para a satisfação dos convidados.
Obtenha as autorizações e licenças necessárias
Em alguns casos, como o uso de salas ou edifícios comerciais, você precisará solicitar o chamado alvará de funcionamento ao proprietário do empreendimento. Com esse documento em mãos, ficará fácil saber se o imóvel está operando dentro do seu prazo de validade e, inclusive, se há um sistema de proteção contra incêndio.
Fora isso, tal cuidado ajuda a identificar se existe qualquer tipo de irregularidade no prédio, seja em relação aos equipamentos, seja quanto a estruturas ou instalações. De extrema importância, esse documento é um passo fundamental para que você não coloque a vida de outras pessoas em risco. Se não for possível obtê-lo, considere partir para outra opção.
Evite a lotação máxima
Engana-se quem pensa que a segurança em eventos diz respeito somente aos documentos ou cuidados na hora de alugar um espaço. Muito além disso, para assegurar a integridade de todos, você precisará escolher o estabelecimento mais capacitado para comportar seu público. Nesse caso, elabore uma lista com o número de pessoas que já confirmaram presença na programação, bem como uma margem para os indivíduos que podem chegar de última hora.
Em seguida, pesquise locais que apresentam uma infraestrutura pronta para sediar o porte do seu evento e manter os convidados confortáveis. Nossa recomendação é evitar ocupar a capacidade máxima de pessoas em um local. Em vez disso, se necessário, considere diminuir o público estimado ou, até mesmo, procurar um empreendimento maior para conseguir atender a todos com o máximo de segurança.
Contrate uma equipe de confiança
Conforme o porte do evento que está sendo organizado, é interessante contratar uma equipe especializada para ampliar a segurança no grande dia. Para tanto, cheque se os profissionais estão devidamente cadastrados na Polícia Federal, se apresentam boas referências e se há experiência comprovada na área.
Além desses detalhes, procure ainda contratar seguranças do gênero feminino, caso parte dos seus participantes sejam mulheres. Isso vale para proporcionar tranquilidade se alguma convidada precisar ser abordada ou revistada.
Conheça os 3 principais erros de segurança em eventos para evitar
Mesmo com essas informações em mente, existem gestores — inexperientes ou não — que acabam cometendo alguns erros na hora de planejar a segurança em eventos. Para que você não seja um deles, certifique-se de não realizar nenhuma das práticas mencionadas logo a seguir.
1. Trabalhar com falta de preparação da equipe
Não são raros os casos em que todos os detalhes do planejamento de eventos foram pensados cuidadosamente, mas, mesmo assim, os resultados acabam sendo comprometidos por conta da má prestação de serviço dos profissionais de segurança. Apesar de ser algo comum, é importante que tal cenário seja evitado.
A recomendação é treinar seu time rigorosamente — estendendo a atenção desde a recepcionista até os garçons e seguranças. Independentemente da função que está sendo executada pelo profissional, é essencial que ele saiba como se portar em caso de acidentes, golpes e outros imprevistos que podem ocorrer no momento.
2. Negligenciar a segurança
Infelizmente, muitos gestores acabam negligenciando a segurança de um evento. Esse descuido pode acontecer de diversas formas: não investir em profissionais para cuidarem desse setor ou escolher qualquer empresa sem acompanhar todas as etapas desse tipo de contratação são apenas algumas delas.
Além de priorizar tais serviços, você deverá pesquisar, a fundo, o histórico da empresa terceirizada. Em todas as fases, entre outros, procure avaliar os seguintes pontos:
- as habilidades dos profissionais;
- se a empresa é credenciada na Polícia Federal;
- se a empresa tem um bom histórico de eventos;
- se a empresa tem reclamações ou antecedentes indevidos.
3. Não checar o orçamento
Ter controle sobre o seu budget é de extrema importância para a produção de eventos corporativos. É a partir dessa quantia que você conseguirá pesquisar os fornecedores, investir nos melhores equipamentos e contratar a equipe de segurança mais bem preparada.
Nessa fase, busque por empresas que oferecem um bom custo-benefício e, sempre que possível, elabore uma planilha com todos os custos, a fim de evitar os excessos e conseguir gastar com inteligência.
Após essa leitura, esperamos que tenha ficado esclarecida a importância de investir corretamente na segurança em eventos. Seguindo as dicas, você conseguirá evitar muita dor de cabeça e, até mesmo, fazer com que sua empresa seja reconhecida positivamente no mercado.
Agora que já está familiarizado com o assunto, aproveite para conferir nosso e-book gratuito Manual da Produção de Eventos: do planejamento até a execução. Vale a pena!