Dentro de uma empresa, a gestão de pessoas é um dos processos mais importantes, e qualquer mal entendido pode prejudicar a relação entre gestores e colaboradores, não é? Por esse motivo é importante saber como fazer o reembolso de despesas em uma viagem de trabalho.
Para evitar conflitos e desgastes, muitas empresas disponibilizam uma Política de Reembolso de Despesas, que pode ser consultada por todos os funcionários. Contudo, é importante ressaltar que tal política deve ser amparada pela legislação.
Pensando nessas questões, criamos este artigo para que você entenda tudo o que precisa sobre o assunto. Então, vamos à leitura?
Qual é a importância da Política de Reembolso de Despesas em viagens corporativas?
Como já mencionado, a Política de Reembolso de Despesas deve ter como base a legislação vigente. O motivo é simples: isso oferece proteção legal às empresas e aos empregados, daí a importância de elaborar e seguir as orientações estabelecidas.
Além da proteção legal, essa política:
- torna as viagens corporativas mais seguras para ambas as partes;
- se alinha ao orçamento da empresa;
- estimula o planejamento estratégico por meio do registro de informações e levantamento de estatísticas;
- dá ênfase à transparência empresarial;
- ajuda a evitar conflitos com os colaboradores, que ficam mais seguros.
O que a legislação diz a respeito dessa prática?
Alguns direitos relacionados ao trabalho remoto estão previstos no Art. 75-D do Decreto-Lei de nº 5.452 que aprova a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho):
“As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.”
Ainda, segundo o parágrafo único do mesmo artigo, as utilidades mencionadas nele não integram a remuneração do empregado. Ou seja, a Legislação Trabalhista enxerga as despesas com viagens corporativas como despesas da empresa, não dos funcionários.
Outro fator importante diz respeito às horas trabalhadas: treinamentos, deslocamentos, reuniões e demais atividades ou eventos corporativos devem ser contabilizados nas horas diárias do colaborador. E se o horário diário for ultrapassado? A empresa deve compensar os funcionários com as horas extras correspondentes — seja no pagamento ou em dias de folga.
Em caso de acidente de trabalho durante a viagem corporativa, os custos também recaem sobre a empresa. É importante que os funcionários conheçam os procedimentos a serem seguidos nesse tipo de situação, como comunicar a empresa o quanto antes.
E a Reforma Trabalhista, não trouxe mudanças em relação ao reembolso de despesas?
Sim, trouxe! Ela deu espaço às negociações entre as organizações e os seus colaboradores e, no geral, as empresas passaram a ter a escolha de adiantar o reembolso, fazê-lo posteriormente ou realizar o pagamento de diárias.
Nesse último caso, se o valor exceder 50% do salário, as diárias passam a integrar a remuneração do trabalhador, o que faz com que os encargos trabalhistas incidam sobre elas.
Vale lembrar que o reembolso de despesas em viagens corporativas envolve a prestação de contas, por parte do negócio, quando se trata de declarar o Imposto de Renda. Por isso, é imprescindível seguir as indicações da Política de Reembolso de Despesas e, sobretudo, registrar todas as despesas e guardar comprovantes — independentemente do tipo de negociação feita com a empresa.
Como contabilizar o reembolso?
A fim de evitar problemas fiscais e não bagunçar o fluxo de caixa e as finanças da empresa, é preciso fazer a gestão do reembolso de despesas e saber como contabilizá-lo. Veja algumas diretrizes para fazer o cálculo corretamente:
- na Política de Reembolso de Despesas, estabeleça todos os gastos que são reembolsáveis, segundo a lei, e portanto devem ser contabilizados;
- registre os valores em conta de ativo, caso tenha sido definido que eles serão reembolsados depois da viagem;
- verifique se o reembolso tem incidência tributária ou não;
- verifique se o reembolso faz parte da remuneração (como no caso de pagamento de diárias que excedem 50% do salário, por exemplo);
- oriente os funcionários a pedirem notas fiscais com o CNPJ da empresa.
Afinal, como fazer o reembolso de despesas?
Além de criar uma Política de Reembolso de Despesas que cumpra a legislação e seja facilmente acessada e entendida, é preciso dar atenção aos pontos que abordaremos a seguir. Confira!
Saiba o que é reembolsável e o que não é
De modo geral, podemos dizer que todos os gastos relacionados ao trabalho em si e aos motivos da viagem corporativa são reembolsáveis. Esses gastos podem incluir:
- passagens;
- credenciamento em eventos;
- hospedagem;
- alimentação;
- equipamentos necessários;
- infraestrutura dos eventos corporativos.
Agora, é importante que a empresa esteja atenta às despesas que não precisam ser ressarcidas, como:
- objetos que nada têm a ver com o trabalho, como as famosas “lembrancinhas”;
- comprovantes perdidos ou rasurados (cada empresa tem uma postura quanto a isso);
- taxas de cancelamento e remarcação de voos;
- multas de trânsito;
- bebidas alcoólicas;
- objetos pessoais perdidos ou danificados.
Entenda quais são as formas de reembolso de despesas
Ao escolher uma das formas mencionadas abaixo, é importante visar o teto de gastos da empresa a fim de não gerar prejuízos. No geral, as formas de reembolso são:
- reembolso posterior: os colaboradores pagam as despesas e, depois, solicitam o reembolso (com a devida prestação de contas);
- adiantamento: parte da quantia estimada para cobrir os gastos da viagem é adiantada ao funcionário — após a prestação de contas, ele poderá solicitar o reembolso do que foi gasto a mais ou devolver a quantia não utilizada;
- pagamento por dia: há um valor a ser pago por dia, baseado em estimativas e cálculos da própria companhia.
Em alguns casos, o pagamento de diárias pode ser mais vantajoso, mas lembre-se de que é preciso definir um valor justo para suprir as necessidades da viagem e do colaborador.
Defina o procedimento para solicitação
Acredite, os colaboradores querem evitar conflitos tanto quanto os gestores. Por isso, é importante definir como, quando e onde a solicitação de reembolso de despesas deve ser feita e explicar, com antecedência, todos os pormenores aos funcionários.
Considere:
- estabelecer os tipos de comprovantes aceitos e o que deve ser feito em casos de perda ou rasura;
- definir no nome de quem os documentos de comprovação deverão ser emitidos;
- indicar o que deve constar nos documentos, como data de emissão e CNPJ, razão social, telefone e endereço do emissor;
- orientar sobre o modo de comprovação: por e-mail, pessoalmente ou por meio do sistema próprio da empresa.
Além do que já foi mencionado, também é importante:
- definir prazos para pedir o reembolso de despesas, entregar os documentos e ressarcir os valores aos colaboradores;
- utilizar cartões pré-pagos corporativos, quando for mais adequado;
- usar um aplicativo de gestão de reembolso de despesas corporativas.
E agora, já sabe como fazer reembolso de despesas em viagens de trabalho? Para simplificar todo o processo, lembre-se de criar uma Política de Reembolso de Despesas completa, torná-la acessível e divulgá-la para a equipe.
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