A organização de congressos envolve uma série de detalhes e é fundamental ter um bom planejamento para realizá-los de forma correta e minimizar imprevistos.
O objetivo principal desse estilo de evento é abordar determinado assunto com profundidade e conhecimento, por isso, a definição da programação e a escolha dos palestrantes são pontos importantes.
Além disso, há outras etapas imprescindíveis para que a data se torne relevante para o público e alcance os resultados desejados. Neste post, separamos dicas de como organizar um bom congresso e garantir o sucesso dele. Continue a leitura e saiba mais!
As principais características de um congresso
Congresso é um formato de evento que busca discutir determinado assunto. Ele é utilizado em diversas áreas para apresentar novidades, esclarecer temas e aprofundar o conhecimento dos participantes.
Esses encontros ainda são positivos para fortalecer a imagem da empresa, gerar networking e manter um relacionamento com o público. Geralmente, eles são realizados em mais de um dia devido a sua programação extensa, que pode incluir painéis, palestras, debates, workshops, entre outras ações.
Pontos de atenção na organização de congressos
A elaboração de congressos deve ser feita com cuidado, já que isso envolve diversos detalhes. A seguir, separamos algumas dicas úteis para esse processo. Confira!
1. Planejamento forte
O planejamento é o alicerce de qualquer evento de sucesso. Por isso, ele deve ser feito com antecedência e atenção. Nessa etapa serão definidos pontos como:
- data e horário;
- local;
- programação;
- seleção de palestrantes;
- identidade visual;
- estratégias de divulgação;
- contratação de fornecedores.
Além dos itens citados, há mais uma série de fatores que precisam ser realizados, tais como a definição da equipe, a montagem do briefing, o orçamento, entre outros.
Diante de tantas responsabilidades, elaborar uma checklist será positivo para acompanhar cada etapa do planejamento. Utilize planilhas ou programas específicos para definir o prazo de cada tarefa, os responsáveis, o status de pagamento, entre outros dados.
2. Escolha dos convidados
A escolha dos palestrantes é um fator extremamente relevante na organização de congressos. Por ter um foco acadêmico, quanto maior a especialização e o conhecimento dos convidados mais atrativo será o evento. Sendo assim, é importante ter bastante critério nessa etapa. Procure por profissionais reconhecidos no mercado e com amplo conhecimento sobre o tema abordado.
Outra dica é diversificar os conteúdos. Selecione palestrantes com campos de estudos distintos para que a experiência de cada um deles aprimore o encontro e acrescente informações relevantes para a plateia.
3. Identidade visual
Mais um ponto de atenção para organizar um bom congresso é planejar a identidade visual dele. Essa etapa será positiva para ações de comunicação e divulgação, decoração e para a experiência do público.
A identidade visual deve estar alinhada com o tema do congresso e com a identidade da empresa. Pense em cores, imagens e fontes que representem a temática e mantenha esse padrão em todas as ações e materiais de comunicação para gerar reconhecimento por parte do público.
4. Equipe
Contar com uma equipe especializada ajudará a organizar todas as etapas de maneira eficiente, já que a demanda provavelmente será bastante alta para apenas um produtor. A atitude será significativa para acompanhar cada fase, incluindo montagem, realização e finalização do evento, e para minimizar imprevistos.
Além de todas as tarefas relacionadas à organização de eventos, é necessário fazer pesquisas e analisar estudos sobre o tema abordado para definir uma programação atrativa e atualizada. Se a comissão organizadora tiver conhecimento sobre o assunto, o processo será ainda mais positivo.
5. Seleção do espaço
O congresso engloba diferentes atividades, como feiras, palestras, mesa-redonda etc. Sendo assim, ao definir o espaço do evento é fundamental considerar essa característica.
Opte por espaços que tenham mais de uma sala, assim você poderá organizar workshops, apresentações e área para coffee break, por exemplo, simultaneamente. Além disso, analise se o local comporta a quantidade de participantes de forma confortável. Outros fatores para avaliar são:
- localização: observe a facilidade de acesso com transporte público e se há estacionamento nas proximidades. Em alguns casos pode ser interessante providenciar transporte para o evento;
- acessibilidade: verifique se o local conta com rampas de acesso ou elevador, banheiro adaptado etc.;
- infraestrutura: o espaço deve ter uma estrutura que atenda ao público e ao evento de maneira satisfatória, com climatização, iluminação, mobiliário, banheiro em quantidade adequada etc.;
- segurança: além de equipes de apoio, confirme se o local segue todos os protocolos de segurança contra incêndios com extintores e saída de emergência.
6. Programação
Uma boa programação é fator essencial para o sucesso dos eventos corporativos, e isso se torna ainda mais relevante na organização de congressos devido à variedade de atividades presentes nesse formato.
Além de planejar ações técnicas e educativas, como debates e painéis, procure criar oportunidades para networking e descontração, como coffee break, apresentações, lançamentos, entre outras ideias. A estratégia deixa o evento mais dinâmico e contribui para a experiência do público.
A programação deve apresentar um horário de início e fim para cada etapa do evento, tais como:
- recepção e credenciamento;
- horário de palestras;
- pausa para almoço;
- atividades extras;
- encerramento.
7. Divulgação
Por fim, a nossa última dica é sobre a divulgação. Afinal, não adianta planejar um evento grandioso se ele não despertar o interesse do público, não é mesmo?
É importante pensar em estratégias para se comunicar com os possíveis participantes, divulgar o evento, compartilhar informações sobre o local, horário e programação, entre outros dados.
Para realizar uma divulgação adequada, é fundamental conhecer o perfil do público, observando a faixa etária, interesses, comportamentos etc. Dessa forma, você conseguirá definir os melhores canais e ferramentas.
Investir em marketing digital para eventos também pode ser uma boa solução para divulgar a data, visto que hoje em dia muitas pessoas estão presentes no ambiente virtual. Portanto, vale a pena avaliar o uso de e-mail marketing, anúncios online, entre outros.
Mais algumas ideias para a divulgação são:
- convites;
- propagandas;
- vídeos;
- site;
- redes sociais.
Esses são as principais pontos de atenção na organização de congressos. Esse estilo de evento tem diversas etapas e é fundamental manter a tranquilidade e ter o apoio de uma boa equipe para realizar cada uma delas de forma eficiente e garantir o sucesso da ação.
Gostou de saber mais sobre a produção de congressos? Quer outras dicas sobre o assunto? Então, confira o nosso próximo post e veja como escolher o melhor local para o seu evento!