Quem organiza ou participa de palestras, conferências, congressos, feiras ou reuniões sabe que há sempre um ou mais motivos específicos por trás de toda a produção relacionada à montagem de eventos, sejam eles para 50, 500 ou mais de 5 mil convidados.
Entre esses motivos, estão: gerar visibilidade para a empresa, apresentar uma nova linha de produtos, divulgar os diferenciais de determinado serviço, etc. Mas o que isso quer dizer? Simples: para que o objetivo principal do evento seja alcançado, é preciso que ele seja um sucesso. E como torná-lo um sucesso? Oras, com a ajuda de uma equipe qualificada.
E é para auxiliar você que está aí do outro lado que criamos mais um conteúdo exclusivo explicando a importância de contar com um time devidamente preparado. Pronto? Então, boa leitura!
Entenda mais sobre a montagem de eventos
A etapa da montagem de eventos só deve ser iniciada após o planejamento, que deve incluir formato, objetivo principal, número máximo de participantes, ações de divulgação e outros pontos essenciais.
Como há vários tipos de eventos com diferentes formatos, proporções e objetivos, a montagem deve sempre levar em consideração esses fatores. No entanto, em geral, ela envolve a necessidade de:
- equipamentos de som e imagem;
- local com infraestrutura adequada, principalmente no que se refere ao espaço;
- número suficiente de assentos;
- quantidade adequada de drinks e aperitivos;
- acessibilidade para pessoas com deficiência (PcD), seja ela física, visual ou auditiva ou intelectual — aqui entra, por exemplo, a contratação de um intérprete de Libras e/ou a legendagem dos vídeos exibidos durante uma apresentação.
Veja quais são os cuidados necessários
Entre outros, todos os cuidados necessários envolvem os pontos mencionados no tópico anterior. Quer um exemplo? Na etapa de escolher um local, você precisa garantir que ele terá espaço suficiente para todos os convidados, assim como rampas de acesso para cadeirantes. Além daquilo que já vimos acima, os cuidados necessários também envolvem:
- elaborar um planejamento detalhado que inclua, até mesmo, possíveis imprevistos;
- fazer uma checklist com todas as etapas e elementos necessários;
- escolher fornecedores de confiança.
E já que o planejamento é a alma do evento, separamos 9 tópicos fundamentais da organização que não podem ser deixados de lado:
- definir um objetivo (vender, promover a marca, conseguir patrocínio etc.);
- escolher o formato do evento;
- decidir qual é o público-alvo;
- selecionar a equipe responsável por cada etapa;
- determinar qual é a infraestrutura necessária, já considerando equipamentos e acessibilidade;
- elaborar o cronograma;
- estipular o orçamento;
- definir a estratégia de divulgação;
- monitorar e avaliar os resultados após o término do evento.
O interessante é que o planejamento sirva como um guia, desde o início até o final. Se foi definido que o número máximo de convidados é de 500 pessoas, por exemplo, você já pode trabalhar a partir dessa informação e excluir todos os locais que não comportam tal quantidade. Outra dica valiosa é contar com a tecnologia. Você pode usar:
- o Trello ou o Evernote na etapa de planejamento;
- uma plataforma para vender os ingressos on-line;
- redes sociais e e-mail marketing para divulgação;
- QR Codes ou pulseiras NFC para agilizar o credenciamento e evitar filas no dia.
De fato, são muitos detalhes, não acha? Esse já é um bom motivo para buscar uma equipe qualificada para auxiliá-lo! Falando nisso, a seguir, vamos ver mais alguns motivos para contar com o auxílio de um bom time?
Saiba por que contar com uma equipe qualificada
Imagine o seguinte cenário: você e toda a sua equipe se dedicaram ao máximo a determinado evento, mas, no dia, faltaram aperitivos, a água acabou, muitos participantes tiveram que ficar em pé por falta de cadeiras, os banheiros estavam sujos, o microfone do palestrante não funcionava de jeito nenhum… Que pesadelo!
Agora, responda com sinceridade: se esse tipo de coisa acontecesse, como ficaria a imagem da empresa? Ao contar com uma equipe realmente qualificada, você não precisa sequer imaginar esse tipo de cenário, pois terá:
- a expertise de quem já trabalha há anos com eventos;
- tarefas divididas entre profissionais experientes;
- cumprimento de prazos e horários;
- garantia de entrega do evento;
- todos os elementos necessários para o bom funcionamento das atrações, sejam palestras, shows ou degustações;
- uma programação acontecendo conforme o cronograma;
- retorno do valor investido;
- atendimento de qualidade ao público.
Tudo isso gera valor para os patrocinadores e boa visibilidade para a marca, estreitamento de laços com clientes e fornecedores e resultados positivos. Precisamos dizer mais alguma coisa?
Agora, muita atenção: uma equipe qualificada só pode trabalhar bem se o local escolhido oferecer a infraestrutura necessária. A seguir, vamos entender um pouco mais sobre isso!
Entenda a importância de investir em um local incrível
Já sabemos que eventos corporativos são uma ótima oportunidade para engajar os funcionários da sua própria empresa, gerar valor e garantir visibilidade para a marca, certo?
Mas nada do que já vimos vai funcionar direito se o local deixar a desejar, ou seja, se for pequeno demais, sujo, sem cadeiras o suficiente, sem estrutura para diferentes tipos de pessoas (como PcD, gestantes, lactantes e idosos), e a lista continua… Daí a importância de investir em um local incrível.
Quando se trata de eventos, estas três palavras descrevem o resort Costão do Santinho, localizado na cidade de Florianópolis, Santa Catarina:
Eventos tradicionais, inusitados, mais sérios ou divertidos, não importa o estilo, o lema do resort é: para cada evento, um Costão diferente! Se na empresa em que você trabalha suas opiniões são ouvidas e acatadas, garanta que haja o investimento em um local que se preocupa com os resultados.
Veja apenas algumas das coisas que são oferecidas:
- estrutura completa com mais de 30 salas de eventos;
- dois espaços grandes para shows;
- atendimento qualificado com organização e preparação completa e personalizada;
- equipe que conta com executivos de venda e gerente de evento;
- adaptação aos objetivos dos clientes;
- excelente custo-benefício.
- estrutura de lazer aberta para hóspedes de eventos
Vale ressaltar que cada evento tem um supervisor que acompanha todo o processo e garante a entrega — esse profissional cuida de todas as etapas, desde a montagem até a organização e avaliação final. No total, há uma equipe de 7 pessoas qualificadas para garantir o sucesso do evento.
Percebe que não se trata apenas de um resort, mas de uma parceria confiável que deixará o seu trabalho muito mais fácil e ajudará o evento em si a alcançar os objetivos definidos?
Se sua empresa trabalha com um orçamento mais enxuto, não se preocupe, pois o Costão oferece pacotes All Inclusive que evitam os sustos na hora de conferir os gastos. Ah, e se precisar viajar para conhecer o resort, não se esqueça de conferir dicas de aplicativos de viagem.
Então, o que achou deste artigo sobre montagem de eventos? Esperamos que ele tenha sanado algumas das suas dúvidas e ajudado a entender a importância de contar com planejamento adequado, local ideal e, claro, uma equipe atenciosa e devidamente qualificada.
O planejamento inicial é por sua conta, certo? Mas, quando se trata de local ideal junto com uma equipe atenciosa e qualificada, estamos aqui para ajudar! Com uma infraestrutura de ponta, o Costão do Santinho aguarda o seu evento: nos envie uma mensagem ou ligue agora mesmo!