A gestão de eventos envolve diversas etapas que vão desde a definição do conceito, o orçamento e a escolha dos fornecedores até as atividades que ocorrem após a data, como o feedback dos participantes.
Realizar todos esses processos, sem dúvida, é uma missão e tanto. E até os profissionais mais experientes encontram dificuldades em uma ou outra atividade. Além disso, é preciso considerar os imprevistos que podem ocorrer em situações como essas e que comprometem o orçamento e a experiência do público.
Diante disso, é importante ter uma gestão de eventos eficiente para evitar complicações e garantir o sucesso da ação. Neste post, separamos os principais erros que devem ser evitados, assim como algumas dicas para ajudar você. Continue lendo e confira!
A importância da gestão de eventos
Eventos corporativos, como festas de fim de ano, feiras, convenções de vendas, eventos de endomarketing, entre outros estilos, fazem parte do calendário de muitas empresas. Contudo, para realizá-los com sucesso, é necessário ter organização.
Além de pensar no conceito do evento e definir a programação, produtores e profissionais de comunicação e marketing devem estabelecer o orçamento, planejar estratégias para divulgação, escolher o local do evento, selecionar uma infinidade de fornecedores, entre outras atividades.
Independentemente do estilo ou do tamanho da ação, uma boa gestão de eventos será significativa para acompanhar todas as etapas e garantir que a iniciativa alcance os objetivos desejados.
Os principais erros ao se produzir um evento
Para que tudo ocorra da melhor forma possível, algumas dicas são: ter organização, contar com uma equipe de apoio e montar um checklist para acompanhar as tarefas e evitar atrasos. Além disso, conhecer os principais erros desse processo pode ajudar a minimizar os riscos. Veja abaixo alguns exemplos:
Falta de planejamento
A falta de planejamento é um erro grave para a gestão de eventos. Afinal, será nesse momento que você levantará todos os recursos necessários para a realização da data, bem como o perfil dos participantes e o estilo do evento. Ou seja, pular essa etapa pode causar problemas, estresse e comprometer o orçamento.
Não selecionar bons fornecedores
Trabalhar com fornecedores ruins é mais uma atitude que prejudica a gestão de eventos. Afinal, isso pode gerar atrasos, problemas com a qualidade de materiais e produtos, entre outras complicações.
Sendo assim, pesquise bem antes de fazer a contratação. Solicite orçamento em mais de uma empresa para o mesmo serviço e analise a credibilidade, a reputação, as opiniões de outros clientes, o prazo de entrega, entre outros itens que assegurem a qualidade do trabalho.
Não fazer um checklist
O checklist é uma ferramenta essencial para a organização de eventos. Ele pode ser feito com um software específico ou com uma planilha, por exemplo. Dessa forma, você conseguirá acompanhar todas as atividades que serão executadas, bem como os responsáveis por elas e os prazos. Isso facilita o gerenciamento da equipe, evita falhas na divulgação, atrasos na entrega, problema de pagamento, entre outras situações.
5 dicas para economizar ao organizar o seu evento corporativo
A realização da ação deve ficar dentro da verba estabelecida, portanto, a gestão de eventos também envolve o controle do orçamento. É preciso acompanhar os custos e pensar em estratégias que garantam a experiência do público e o diferencial da data sem extrapolar a verba. Abaixo, separamos algumas dicas para isso!
1. Faça o planejamento com antecedência
Ao fazer o planejamento em cima da hora, as opções se tornam reduzidas e você corre o risco de os melhores profissionais ou estabelecimentos já estarem com a agenda comprometida. Portanto, procure fazer isso com uma certa antecedência para pesquisar fornecedores e espaços para eventos que ofereçam o melhor custo-benefício.
A atitude ainda será válida para a contratação de palestrantes. Em alguns casos, isso envolve a compra de passagens aéreas e a reserva de hospedagem, e realizar o procedimento com antecedência será útil para encontrar valores mais atrativos nesses itens.
2. Faça mais de um orçamento
A pesquisa e a seleção de fornecedores são etapas significativas para economizar na produção. Por isso, não deixe de solicitar orçamento a, pelo menos, três empresas para identificar qual delas oferece o melhor custo-benefício, avaliando a qualidade e a reputação.
Outra dica é negociar com fornecedores frequentes, além de analisar a possibilidade de contratar pacotes de serviços para obter descontos mais atrativos.
3. Tenha datas flexíveis
Se você tiver datas flexíveis para o evento, certamente conseguirá encontrar valores mais econômicos em algumas situações. A época de fim de ano, por exemplo, é bastante concorrida no ramo de eventos corporativos, já que muitas empresas organizam comemorações especiais para os funcionários.
Sendo assim, escolher datas no período de maior procura, como quinta-feira e sexta-feira, pode aumentar os custos de alguns fornecedores. A saída nesse caso é optar por datas alternativas, ou ainda planejar o evento em um formato diferenciado.
4. Escolha um local de evento com boa infraestrutura
Ao selecionar um espaço de eventos, considere a infraestrutura dele, pois isso será positivo para a economia e a organização da data.
Ao contar com um local que ofereça equipamentos de áudio e vídeo, sonorização e iluminação, seguranças, buffet, garçons, entre outros, você não precisará contratar outras empresas para essas atividades, o que provavelmente aumentaria os custos da ação e o trabalho para coordenar todos esses profissionais.
5. Evite gastos desnecessários
É essencial conhecer o seu limite orçamentário e adequar as suas estratégias a ele. O que significa que pode ser necessário cortar ou modificar alguns itens do evento — nesses momentos, é importante exercitar a criatividade para buscar soluções mais econômicas.
As estratégias são diversas, mas você deve avaliá-las com atenção para que as mudanças estejam de acordo com o perfil do público e com o estilo do evento. Por exemplo: substitua convites impressos por versões digitais e escolha itens com preços mais acessíveis.
Outro ponto é dar atenção aos prazos de pagamento para não ter que arcar com multas e juros, o que resultará em gastos extras.
Ao organizar um evento, todo cuidado é pouco, pois estratégias equivocadas podem comprometer o orçamento, a experiência do público e os resultados da ação. Por isso, é fundamental realizar uma boa gestão de eventos.
Gostou do post? Tem alguma dica para acrescentar sobre gestão e produção de eventos? Então deixe seu comentário nos contando qual é!