São muitos os benefícios do trabalho remoto para as empresas e os funcionários. Pesquisas apontam que a produtividade pode subir até 40%, mesmo patamar em que as falhas se reduzem. A lucratividade aumenta cerca de 21%, especialmente porque faltas e atrasos caem até 41%.
O chamado home office é tendência e não só um paliativo em tempos de crise, mas para quem faz a gestão de equipe remota, surgem preocupações. Como saber se o funcionário está dedicando o tempo e empenho necessários às tarefas? Se está dando atenção a demandas familiares ou pessoais quando deveria estar trabalhando?
É parte da missão de qualquer líder fomentar a boa comunicação e a colaboração entre os colegas para melhores resultados, mas como assegurar que isso está efetivamente acontecendo, se você gerencia tudo remotamente? Como garantir o engajamento no trabalho? Continue a leitura e entenda!
Quais as características do trabalho remoto?
Algumas habilidades são importantes para os funcionários em qualquer situação, sejam eles alocados no escritório, sejam alocados em home office — termo que hoje se aplica não só às atividades realizadas em casa, mas ao trabalho remoto em geral.
Quando se trata de atuar a distância e em diferentes localidades, determinadas características se tornam essenciais, e o gestor de equipe remota precisa analisar se o seu time tem essas qualidades ou se necessita de ajuda para aperfeiçoamento.
Autonomia
A primeira delas é saber trabalhar de maneira autônoma. E isso implica em organização e disciplina. O colaborador precisa gerenciar seu tempo para que consiga cumprir cronogramas, atender prazos e bater metas, sem deixar que interferências e distrações externas o tirem do rumo.
Se estiver em casa, por exemplo, é mais fácil isso acontecer, com os familiares demandando coisas que não são relativas ao trabalho. A atenção nesse caso deve ser redobrada e todos que convivem no mesmo ambiente devem ser informados que precisam respeitar o período dedicado às atividades profissionais, como se ele estivesse indisponível — porque, de fato, está.
Comunicação
Outro fator importante é a qualidade da comunicação. Tendo que interagir com outras pessoas o tempo todo de maneira não presencial, é crucial que o membro da equipe remota saiba se expressar com clareza, concisão, objetividade e, ainda, compreenda quais são os melhores canais para cada tipo de mensagem.
Ao mesmo tempo em que há coisas que não podem ser resolvidas por e-mail ou WhatsApp, ficar o tempo todo demandando outros colaboradores ou clientes para chamadas em vídeo pouco produtivas ou dispersas também é inadequado.
Em complemento, outros recursos desejados são a familiaridade com as tecnologias que habilitam as atividades remotas, flexibilidade para alterações nos projetos sem perda de foco e capacidade de se automotivar, pensando constantemente em como ampliar seu desenvolvimento.
Como fazer a gestão de equipe remota?
Além de analisar o perfil e o potencial para trabalho a distância, quem está encarregado da gestão de equipe remota tem o papel de atuar como um agente integrador, apoiando, estimulando e — faz parte! — cobrando os resultados desejados.
Algumas dicas podem ajudar o gerente ou coordenador a tornar essa atividade mais eficiente para os propósitos da empresa e menos estressante para todos.
Desenvolva uma estrutura organizada de conferência do trabalho
Determine quem fará checagens diárias ou semanais em um horário pré-agendado. Siga à risca esse calendário. Assim, todos sabem que podem ter um espaço fixo onde levar as possíveis dúvidas, oportunidades, atualizar o status das tarefas e reportar resultados. Especifique também o formato: se serão ligações individuais, em grupos etc.
Seja muito específico e objetivo em suas requisições
Principalmente as referentes a expectativas, prazos e prioridades. Destacar que precisa do relatório pronto até 12h de amanhã é bem mais eficaz que falar apenas “o mais rápido possível”.
Como você e seus funcionários não estão fisicamente no mesmo ambiente e acompanhando as ocorrências ao longo do dia, podem ocorrer falhas de comunicação. Deixe claro que você também precisa cumprir seus próprios prazos de reporte a seus superiores.
Mantenha sua equipe integrada
Compartilhe tudo o que for importante para fazer com que os colaboradores se sintam parte da companhia e engajados, mesmo que a distância. Pode ser algo mais complexo, como aquela nova estratégia de visibilidade de marca divulgada pela diretoria, ou algo simples, como uma campanha interna de comunicação para hábitos saudáveis.
O fato de não estar fisicamente no mesmo ambiente de possíveis eventos ou iniciativas pode fazer com que se sintam deslocados — e menos motivados.
Abuse dos recursos de comunicação visual
Sempre que possível, na hora de apresentar um novo projeto, cliente ou fato mais relevante para sua equipe remota, procure usar recursos de comunicação com imagem, gráficos, ilustrações, áudios e vídeos. São elementos que ajudam a concretizar o tema para quem está a distância.
A interação “olho no olho” é essencial também, ainda que por meio da telinha. Você pode preparar adicionalmente um material específico de integração para novos funcionários remotos, que passe a eles um pouco da cultura corporativa, assim como acontece nas imersões presenciais.
Por que utilizar a tecnologia?
A tecnologia é grande aliada do profissional que realiza a gestão de equipe remota. Além dos diversos aplicativos de comunicação direta, como WhatsApp, Messenger, Signal e Telegram, existem ferramentas que facilitam muito a interação e organização do trabalho.
Mesmo se sua empresa não dispõe de sistemas proprietários, conferências em grupo podem ser executadas pelo Skype ou pelo Zoom. Documentos podem ser compartilhados na nuvem, com o Office, Google Drive ou Drop Box, entre outros. E projetos inteiros podem ser conduzidos a distância, com controle e segurança, em plataformas específicas de gerenciamento, como Asana, Trello e Basecamp.
Atua em um setor ou departamento específico? Também não faltam opções sob medida para as necessidades dos mais variados segmentos da indústria. Profissionais de Marketing e comunicação, por exemplo, recorrem a inovações como o Buffer, que possibilita gerenciar as redes sociais da empresa de maneira mais ágil, agendando as publicações com antecedência.
Ao dedicar um tempo para a gestão de equipe remota, sem esquecer treinamentos e capacitações, o gestor otimiza sua própria atuação e colabora para manter a integração — e o pique — de seu time em alta, mesmo que estejam alocados em várias partes do mundo.
Gostou deste post? Trabalha como gestor ou faz parte de uma equipe remota e tem outras dicas para otimizar a coordenação a distância? Então deixe seu comentário e compartilhe com os leitores suas opiniões e descobertas!