Quem trabalha nas áreas de marketing ou comunicação inevitavelmente precisará buscar fornecedores para eventos, uma que vez eles são essenciais garantir que os objetivos das ações sejam cumpridos.
Contudo, além de avaliar alguns critérios para assegurar a qualidade do trabalho, é importante estabelecer uma relação de parceria. Assim, você evita imprevistos e pode contar com o mesmo fornecedor em projetos futuros.
E então, quer saber como fazer isso? Continue a leitura e veja as dicas que separamos sobre o assunto!
O que avaliar ao buscar fornecedores para eventos?
Ao organizar um evento, você deve buscar bons fornecedores para assegurar o bem-estar do público e criar uma experiência positiva. Cada estilo de evento tem determinada demanda. Festas empresariais, por exemplo, necessitam de um espaço adequado, contratação de banda ou DJ, buffet, decoração e outros itens. Já um encontro de negócios pode envolver elaboração de estande, marketing digital para eventos, brindes etc.
Independentemente do formato ou do tamanho da ação, é importante estabelecer alguns critérios ao escolher fornecedores para eventos. Dessa forma, você evita imprevistos com entregas, com a qualidade do trabalho e de produtos, entre outras questões.
Uma das primeiras dicas é fazer uma pesquisa aprofundada para comparar os prestadores de serviços do mesmo segmento. A tarefa pode ser um pouco trabalhosa, mas será essencial para garantir a contratação de parceiros estratégicos e que contribuam para o sucesso da data. Veja abaixo o que avaliar nessa etapa!
Reputação
O preço é um item fundamental em qualquer contratação. Entretanto, além de analisar os valores, considere a experiência de outros clientes e a opinião sobre os materiais utilizados, profissionalismo da equipe, pontualidade, atendimento, entre outros fatores. Ter segurança quanto à reputação do fornecedor e à qualidade do trabalho tornará a produção de eventos mais tranquila.
Portfólio
Ao analisar o custo-benefício de um fornecedor, não deixe de considerar o portfólio dele e a experiência no ramo. Esses aspectos são significativos para garantir a qualidade na entrega e evitar dor de cabeça durante a organização da data. Além disso, há empresas que oferecem um portfólio variado, além da possibilidade de personalização, o que pode ser positivo para parcerias em outras ações.
Atendimento
Outra dica ao contratar fornecedores para eventos é avaliar a forma de atendimento. A demora ao retornar contatos e orçamento é um sinal de atenção, afinal, se houver algum imprevisto durante a execução do trabalho, a situação precisará ser resolvida rapidamente. Sendo assim, analise a variedade dos canais de comunicação e a agilidade nas respostas.
Abertura para negociação
Um fornecedor flexível facilitará a organização do evento e pode se tornar um bom parceiro para ações futuras. Por isso, quando estiver na fase de pesquisas, avalie a abertura da empresa para negociações com prazos de entregas, pagamentos, quantidades, entre outros itens.
Que hábitos ter ao contratar fornecedores?
A seleção de fornecedores pode não ser uma tarefa tão simples. Afinal, é necessário dedicar um certo tempo para pesquisas, avaliação de orçamentos, negociação, entre outras questões. Contudo, ao fazer uma escolha acertada e manter um bom relacionamento com o fornecedor, esse processo pode ser otimizado em projetos futuros. Além disso, a parceria pode agregar benefícios como:
- reduz riscos de imprevistos e falhas;
- permite um atendimento mais personalizado, já que o fornecedor conhecerá melhor o perfil e as necessidades da empresa;
- gera maior segurança quanto ao cumprimento de prazo e à qualidade de produtos e serviços.
Para alcançar esses objetivos, é recomendado adotar certos hábitos ao selecionar fornecedores para eventos. A seguir, indicamos alguns deles. Confira!
Não poupe esforços para encontrar os fornecedores ideais
O fornecedor é uma das peças-chave em qualquer evento. Ou seja, ele pode contribuir para o sucesso da ação, ou prejudicá-la.
Não é difícil ouvir histórias de pessoas que tiveram problemas em seus eventos devido à atuação ineficiente de seus contratados, não é mesmo? Em muitos casos, o público final não chega a perceber a situação, já que um organizador experiente consegue lidar com os imprevistos. Mas o estresse gerado poderia ser evitado com uma escolha acertada.
Sendo assim, não poupe tempo e esforços durante a etapa da seleção — faça pesquisas, analise a reputação e o portfólio com atenção, entre outros passos.
Tenha uma comunicação eficiente
Estabelecer uma comunicação eficiente será essencial para o bom relacionamento com o fornecedor. Tenha objetividade ao falar sobre as necessidades da empresa e sobre as expectativas quanto ao trabalho contratado, para não gerar dúvidas durante o processo.
Além disso, dê abertura para a troca de informações — em alguns casos, o fornecedor pode apresentar soluções que você não havia considerado, mas que seriam úteis ao evento.
Avalie o contrato com atenção
Mesmo que você tenha uma relação de confiança com a empresa, é fundamental avaliar todos os contratos com atenção, pois isso pode evitar inconvenientes durante e após a produção do evento.
Sendo assim, negocie condições que sejam adequadas para ambas as partes, de forma a alinhar as expectativas da sua empresa com as possibilidades de atendimento. Antes de fechar o contrato, observe as informações sobre pagamento, quantidade, prazos de entrega, cláusulas em caso de cancelamento ou atrasos, entre outros pontos.
Monte uma carteira de fornecedores
Por mais eficiente e confiável que um fornecedor seja, nem sempre ele estará disponível na sua data. Por isso, tenha um plano B. A recomendação é válida para todo o tipo de produto ou serviço: gráficas, fotógrafos, buffet etc.
Ao selecionar os fornecedores, procure montar uma carteira com mais de uma opção para o mesmo segmento. Dessa forma, se a empresa principal não conseguir atender o projeto, ou acontecer algum imprevisto, você terá alternativas e não precisará buscar por novos fornecedores às pressas. Além disso, a estratégia será positiva para avaliar o custo-benefício e negociar contratos e valores.
Essas são as principais dicas para ter uma boa relação e estabelecer parcerias com os seus fornecedores para eventos. Ao se dedicar a esse processo, você conseguirá organizar as datas com mais tranquilidade e eficiência, além de garantir o sucesso do encontro.
Gostou do artigo e quer mais dicas sobre o assunto? Então, confira o nosso próximo post e saiba como fazer uma boa gestão de eventos e economizar na produção!