A realização de eventos em hotel ou resort faz parte das estratégias de marketing e comunicação de muitas empresas. Isso acontece porque esses locais apresentam estruturas e espaços adequados para diversos formatos de produções.
Os eventos corporativos são significativos para o negócio, pois permitem networking com clientes, treinamentos, motivação e engajamento da equipe, entre outras vantagens. Contudo, para conseguir o retorno esperado é preciso planejá-los com atenção e criar experiências diferenciadas que surpreendam o público.
A escolha do local é um item essencial para isso. Neste post, falaremos sobre a importância dessa etapa e os benefícios ao escolher um hotel ou resort para o seu evento. Acompanhe o texto e saiba mais!
A importância do local para o sucesso do seu evento
A preparação de um evento envolve diversas etapas, e uma delas é a escolha do local. Afinal, mesmo que haja uma boa programação e a divulgação adequada, se você não contar com um espaço que tenha infraestrutura, qualidade e que comporte o número de participantes, o sucesso da ação ficará comprometido.
Já imaginou planejar todo o evento, contratar os fornecedores e, ao chegar no dia marcado, encontrar um local que não tenha os equipamentos necessários ou que não esteja preparado para receber os convidados? Uma situação que, sem dúvida, gerará atrasos e influenciará a experiência do público.
Diante disso, ao montar o planejamento dos seus eventos corporativos, é fundamental fazer uma pesquisa aprofundada para selecionar bons espaços. Entre os itens que devem ser avaliados estão:
- localização;
- acessibilidade;
- climatização;
- flexibilidade de salas/espaços;
- equipamentos e estrutura para diferentes formatos de eventos (palco, telão, equipamentos de áudio e vídeo, mesas e cadeiras, área de recepção etc.);
- oferta de serviços (buffet, segurança, limpeza, vallet, estacionamento).
Além dos itens acima, é preciso avaliar o atendimento, a credibilidade e a experiência do estabelecimento com eventos de diferentes formatos. A atitude garante que o seu público seja bem recebido e evita imprevistos durante a execução da produção.
6 vantagens de realizar eventos em hotéis ou resorts
Diante da importância da escolha do local, uma das soluções encontradas por muitos organizadores é a realização de eventos em hotel ou resort. Esses espaços têm experiência em atendimento ao público e oferecem serviços e estruturas variadas, portanto, se tornam boas opções para festas e outras ações corporativas com duração de um dia ou mais. Veja abaixo outras vantagens!
1. Flexibilidade para diversos formatos de eventos
Uma das principais vantagens dessa estratégia é que os hotéis e resorts contam com infraestrutura para receber eventos de variados portes. Ou seja, se você precisar de uma sala para uma palestra com 50 pessoas ou um ambiente para uma festa empresarial com 200 convidados, por exemplo, encontrará opções compatíveis com isso.
Geralmente, os estabelecimentos oferecem ambientes adaptáveis para o tamanho do evento, a quantidade de pessoas e a atividade que será realizada. Dessa forma, você pode ter um espaço para workshops ou palestras, jantares, atividades em grupo, entre outros formatos.
2. Facilidade na organização
Organizar um evento não é uma tarefa simples, mas você pode otimizar esse processo ao investir em um hotel ou resort. Como esses locais oferecem toda a infraestrutura necessária, você não precisará se preocupar em contratar equipes de limpeza, segurança, buffet, entre outros fornecedores.
Além disso, caso o evento tenha mais de um dia de duração — como acontece em congressos, reuniões de negócios e convenções de vendas — será possível utilizar as acomodações do local, o que garantirá conforto aos participantes e pontualidade na programação, já que não haverá deslocamento de um endereço a outro.
3. Programação diversificada
Fazer eventos em hotel permitirá a elaboração de uma programação diversificada, unindo trabalho e lazer. Uma ação bem planejada, em um espaço adequado e com um programa variado agrada aos convidados e torna a data inesquecível. Além disso, a estratégia será positiva para aumentar a motivação e o engajamento, além de facilitar a integração entre o público.
Se o local escolhido for um resort, a experiência será ainda mais diferenciada — nesses casos será possível optar por sistema all inclusive de alimentação e bebidas, além de montar uma programação que inclua as facilidades e a infraestrutura do complexo, como sala de jogos, piscinas, área para festas, entre outras atividades.
4. Boa localização
Os hotéis costumam ter localização estratégica, próxima às principais vias, aeroportos ou transporte público, o que facilita a logística e a chegada dos participantes, evitando atrasos na programação do evento.
No caso dos resorts, alguns empreendimentos podem ficar em áreas mais afastadas, mas, geralmente, apresentam contato com a natureza, belas paisagens e privacidade, elementos relevantes e que valorizam ainda mais o evento. Eles são boas opções tanto para ações de um dia quanto para eventos corporativos mais longos, com os participantes hospedados no local.
5. Atendimento
Quem trabalha com eventos sabe que é imprescindível contratar bons fornecedores, certo? Isso garante um atendimento eficiente e qualidade no serviço, o que contribui para a realização da produção.
Hotéis e resorts que recebem eventos corporativos contam com equipes especializadas para oferecer todo o suporte aos organizadores. Sendo assim, você poderá usufruir do apoio de consultores e assessores para definir e acompanhar todos os detalhes da ação. Ter uma equipe de apoio será útil, por exemplo, para resolver qualquer imprevisto com limpeza, climatização, equipamentos de áudio e vídeo, entre outras situações.
6. Controle do orçamento
Ao investir em um hotel ou resort para o seu evento você terá os custos definidos por pessoa, o que será positivo para evitar gastos não planejados. O pacote de serviços contratado pode incluir toda a estrutura necessária para a programação, além de alimentação e hospedagem, estacionamento, serviço de café para abertura e intervalos, entre outros itens.
Essas são as principais vantagens de realizar eventos em hotel ou resort. A estratégia resultará em mais credibilidade à ação e demonstrará a valorização e a preocupação com os seus convidados, o que será positivo para a motivação e o engajamento deles.
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