Nunca foi tão comum ver eventos em massa sendo adiados ou cancelados. Nesse cenário, todos que trabalham com eventos estão correndo para evitar prejuízos, assim como quem está com ingressos em mãos tenta se informar para não sair perdendo.
Não é apenas nessa conjuntura que surge a necessidade de alterar um evento, mesmo antes da pandemia do Covid-19, eventualmente, espetáculos, festas, congressos e festivais precisavam mudar suas datas. Os motivos para essas alterações podem ser diversos, por isso, ao organizar um evento, deve-se sempre estar atento a essa possibilidade:
“Se um imprevisto levar meu evento a ser cancelado ou adiado, como devo proceder?”
Pensando nisso, preparamos um guia para ajudá-lo com as principais ações a serem desenvolvidas e com alguns detalhes que podem fazer a diferença.
Evento adiado, por onde começar?
Não é porque seu evento foi adiado que tudo está perdido. Do lado positivo você até se dá conta de que ganhou mais tempo para entregar uma experiência ainda melhor ao público e para divulgar e vender ingressos. É importante começar verificando os contratos, quais as possibilidades e impedimentos legais contidos neles e se há algum seguro que cubra possíveis “prejuízos”. Veja outros passos a considerar para evitar transtornos:
Informe todas as pessoas envolvidas no evento
Fornecedores, patrocinadores, palestrantes, participantes e parceiros de mídia devem ser informados o quanto antes sobre a alteração. Assim, todos ganham mais tempo para se organizar, evitando que outros compromissos preencham as agendas das pessoas, não sobrando disponibilidade para a sua nova data. Além disso, assim que tudo estiver organizado, você deve atualizar as páginas do evento e/ou da empresa realizadora nas redes sociais e site.
Que informações são essenciais?
Ao fazer esse tipo de alteração é normal que muitas dúvidas surjam. Aqui, vamos mostrar quais as principais informações a serem divulgadas neste momento. Depois de alguns dias, quando tiver algum volume de questionamentos, é interessante analisar quais as principais dúvidas do público e utilizá-las para criar uma lista de Perguntas Frequentes, facilitando na hora de respondê-las e evitando que novas pessoas fiquem sem aquela informação.
Quais os primeiros passos?
Nova data
É importante que a nova data seja definida com certa antecedência, para que todos possam organizar sua agenda. A maioria dos eventos que são adiados já saem com nova data marcada, mas algumas vezes é necessário avisar sobre o adiamento antes de ter esta data definida. Nesse caso, os realizadores precisam correr para que essa decisão seja feita rapidamente, assim, o público fica mais seguro de que tudo está sob controle.
De primeira mão, o público parece ser o envolvido no evento mais importante, porém, deve-se atentar principalmente para quem está por trás do evento. Os fornecedores e parceiros também precisam ter todas essas informações. Inclusive, o ideal é que tudo seja combinado entre quem está por trás do evento antes de tomar as decisões definitivas, evitando ter que correr atrás de um novo fornecedor confiável nos últimos momentos antes do evento, por exemplo.
Reprogramação e políticas de reembolso
É provável que algumas partes da programação do evento precisem ser alteradas. Essas alterações devem ser informadas assim que definidas, além disso, é necessário que as políticas de reembolso do valor pago para participar do evento sejam de fácil acesso ao público. Sim, é essencial que se faça um apelo e uma conscientização da importância de o público continuar com você mesmo com o adiamento, mas existirão casos onde isso não será possível, e você deve facilitar o caminho do cliente para que ele não se sinta frustrado. Outra possibilidade é validar inscrições para próximos eventos ou gerar crédito aos participantes. Em todos esses casos é necessário disponibilizar um canal de comunicação direta com a organização do evento.
Mantenha o público engajado e na espera
Quando você inicia um projeto como esse, é essencial que se tenha um planejamento de comunicação para informar, interagir com o público e lembrar da chegada do dia do seu evento. Quando acontece o adiamento, torna-se ainda mais necessário que essa comunicação permaneça, divulgando alterações e mostrando como seu evento será incrível. Essa comunicação deve ser feita por um canal de comunicação que garanta a entrega da informação, seja e-mail ou Whatsapp. Assim, você se certifique de que todos estão cientes, não se esqueça de que tudo precisa estar no site e páginas oficiais do evento.
Pós-evento
Nesse processo de realocação do evento, você pode planejar maneiras de agradecer o público por permanecer com você mesmo com o adiamento. Seja durante o evento, presenteando-os com mimos, vídeos ou falas de agradecimento, ou pós evento, oferecendo algum desconto em serviços ou em eventos futuros.
Caso o seu evento não tenha sido adiado mas cancelado, você pode seguir os mesmos passos, informando a todos e buscando evitar maiores prejuízos, sempre mantendo uma boa comunicação com o público e demais envolvidos para que em próximas oportunidades você possa contar com essas pessoas e criar um sentimento de empatia entre marca e consumidor.
E lembre-se sempre que com uma boa equipe de montagem de eventos, e um bom planejamento de comunicação tudo fica mais simples e seguro.