Delegar tarefas otimiza o trabalho e melhora o desempenho da empresa, além de gerar equipes mais produtivas e alinhadas. Contudo, muitos gestores encontram dificuldades nessa missão e assumem a maior parte das responsabilidades, o que pode resultar em sobrecarga de funções, desmotivação dos funcionários, entre outras complicações.
Se você também enfrenta esse problema, continue a leitura deste texto, entenda melhor qual é a importância de delegar tarefas e confira dicas de como fazer isso!
Afinal, o que significa delegar tarefas?
Delegar tarefas é o ato de dividir as responsabilidades com a equipe, aproveitando as competências e as características de cada membro do grupo para otimizar o trabalho e melhorar o desempenho de todos.
Essa conduta deveria ser comum nos times, mas algumas pessoas encontram dificuldades com isso. Tal fato pode estar relacionado com a falta de habilidade para dividir atividades, pouco conhecimento das competências dos colaboradores, entre outros fatores.
No entanto, é necessário buscar formas de resolver essa questão, pois delegar tarefas será vantajoso para a empresa e para a gestão da equipe, evitando a sobrecarga de trabalho — o que pode afetar a qualidade de vida e o desempenho profissional. Além disso, centralizar todas as responsabilidades gera desmotivação nos colaboradores, uma vez que demonstra uma certa desconfiança quanto à capacidade deles.
Quais são os principais benefícios de delegar tarefas?
A atitude apresenta uma série de benefícios. A principal vantagem provavelmente está relacionada ao desempenho com o trabalho, mas o ato de delegar tarefas ainda pode ser positivo para outras situações, como mostramos abaixo.
Otimização do tempo
Quem tem muitas atividades costuma demorar mais tempo para entregá-las. Sendo assim, ao contar com a cooperação de outras pessoas, você terá uma otimização do tempo e projetos finalizados com mais rapidez e qualidade,sobrando tempo para focar em outras operações que também sejam significativas para os resultados do negócio.
Diminuição da sobrecarga de trabalho
A sobrecarga de trabalho pode gerar estresse, desmotivação e comprometer a qualidade das atividades. Dessa forma, é importante conseguir delegar tarefas para evitar uma rotina desgastante, sem horário para pausas ou tempo para cuidar da saúde e aproveitar a família, por exemplo. A atitude será positiva para a pessoa sobrecarregada e para toda a equipe, já que resultará em um ambiente mais saudável.
Comprometimento
Quando o time trabalha unido, o comprometimento e a motivação para alcançar os resultados são maiores. Por isso, não deixe de compartilhar os objetivos da empresa, dividir responsabilidades, abrir espaço para ouvir opiniões e comentários e incentivar a participação dos colaboradores.
Como delegar tarefas de forma efetiva?
Delegar tarefas não deve ser visto como um sinal de fraqueza. Afinal, o processo melhora o desempenho e a qualidade do trabalho e agrega benefícios para a organização. Contudo, isso precisa ser feito de forma correta. Veja, a seguir, algumas dicas!
Organize os seus projetos
Os gestores contam com diversas demandas, e um dos passos essenciais para delegar tarefas é organizar todos os projetos para definir o que pode ser direcionado à equipe.
Não passe para frente apenas coisas que você não deseja fazer. É necessário avaliar a importância, a urgência e as características da missão para compartilhá-la com os colaboradores de forma alinhada.
Desenvolva a confiança
A arte de delegar tarefas está diretamente relacionada com a confiança em outras pessoas. Assim, se você tem dificuldades nesse sentido, é fundamental buscar formas de contornar essa situação.
Contar com funcionários qualificados, por exemplo, será significativo para ter mais segurança quanto à realização das atividades. Outra dica é investir em treinamentos para aprimorar as suas habilidades e aceitar a cooperação com mais facilidade.
Além disso, vale destacar que a demonstração de confiança gera uma reciprocidade, ou seja, os profissionais passam a confiar mais na sua liderança, o que facilitará o relacionamento, o engajamento e a motivação.
Conheça a sua equipe
Conhecer a equipe é mais uma atitude essencial. Aproveitar as características e as competências de cada colaborador ao compartilhar as atividades resultará em um melhor desempenho e mais qualidade no trabalho. Uma pessoa que tenha uma ampla habilidade analítica, por exemplo, conseguirá produzir relatórios gerenciais com mais facilidade do que um profissional com perfil criativo.
Além disso, é importante entender as características dos funcionários e avaliar os pontos fortes e os que podem ser melhorados para investir em treinamentos e aumentar a potencialidade de cada um. Dessa maneira, você terá uma equipe diversa e ainda mais qualificada para assumir inúmeras responsabilidades e projetos.
Defina prazos e tarefas com clareza
Para não ter preocupações ao delegar uma tarefa, estabeleça prazos e responsabilidades de forma clara. Isso evita dúvidas entre os envolvidos e o trabalho se desenvolve com mais facilidade.
A recomendação é válida tanto para projetos com prazos curtos quanto aqueles mais longos. Porém, nesse último caso será necessário fazer um acompanhamento contínuo para atualizar prazos e atividades ao longo do processo.
Dê feedbacks constantes
Delegar tarefas é mais do que dar ordens e deixar um profissional assumir determinadas demandas sozinho. Isso ainda envolve acompanhar, esclarecer dúvidas e oferecer feedbacks frequentes para que ele execute o trabalho de forma correta e aprimore a sua atuação.
A comunicação assertiva será essencial para transmitir as demandas e dar feedbacks com clareza. Além disso, você deve encontrar um equilíbrio para demonstrar confiança na equipe, mas também guiá-la em prol de melhores resultados.
Utilize ferramentas para acompanhar as atividades
Usar as ferramentas certas será positivo para distribuir as responsabilidades, acompanhar a execução delas e direcionar a equipe. Há softwares e plataformas para gerenciamento de projetos que permitem visualizar o andamento das atividades, os prazos e as pessoas envolvidas na etapa de forma facilitada. Assim, você garante entregas de qualidade e dentro do prazo.
Delegar tarefas é um processo significativo dentro das empresas e que resulta em mais produtividade e eficiência. Sendo assim, é fundamental desenvolver as suas habilidades e fazer isso de forma acertada. Esperamos que as dicas do texto ajudem nessa missão!
Achou o conteúdo interessante? Então, compartilhe este texto em suas redes sociais para que mais pessoas entendam a importância de delegar tarefas!