Gerenciar um negócio não é uma tarefa simples. Afinal, tal fato envolve diversas responsabilidades, sendo o controle de orçamento uma delas. Contudo, muitas pessoas encontram dificuldades com essa etapa.
A atividade é essencial para acompanhar as despesas e receitas, aplicar mudanças (caso sejam necessárias) e garantir a sustentabilidade e o crescimento do negócio, especialmente em momentos desafiadores como o atual em que muitas empresas passam por quedas consideráveis nos lucros.
Você sabe como fazer isso? Tem dúvidas sobre o assunto? Então, continue a leitura e confira o texto que preparamos!
A importância do controle orçamentário
Independentemente do segmento ou do porte do empreendimento, é fundamental fazer um controle de orçamento eficiente, pois esse será um dos principais passos para a manutenção dele.
Para que isso aconteça, é necessário fazer um diagnóstico e estabelecer um orçamento anual para guiar os rumos do negócio. Esse documento deve conter metas e objetivos para o período, custos fixos e variáveis, investimentos, empréstimos, entre outros dados.
Ter um bom controle orçamentário evitará prejuízos financeiros e perdas de clientes. Além disso, ao manter as contas em dia, será possível investir em melhorias como a contratação de profissionais qualificados, inovação, ações de marketing, ferramentas para a motivação da equipe, entre outras soluções. Todos esses fatores contribuem para os resultados da empresa.
6 dicas para fazer o controle de orçamento
Fazer um bom controle orçamentário não é uma missão impossível, mas é preciso se informar sobre o assunto para adotar as melhores estratégias. Se você tiver dificuldades, pode contar com o apoio de empresas ou profissionais especializados em administração financeira. A seguir, separamos algumas dicas. Confira!
1. Tenha um fluxo de caixa
Ter um fluxo de caixa é uma atitude essencial para qualquer organização. Dessa forma, você consegue acompanhar as entradas e despesas, bem como o saldo do caixa. Assim passa a ser possível aplicar medidas para evitar que as contas fiquem no vermelho.
Tal fato pode ser feito com auxílio de planilhas ou programas para gestão. Nesse segundo caso, as tecnologias facilitam a visualização dos dados e permitem uma tomada de decisão mais acertada.
2. Adote estratégias para reduzir as despesas da empresa
Se você está com problemas para manter as contas em dia, um passo importante será reduzir as despesas. Sendo assim, avalie todas as características do negócio para identificar mudanças que gerem um impacto positivo nas finanças. Algumas sugestões para isso são:
- tente renegociar o aluguel do espaço;
- analise a possibilidade de trocar planos de telefonia e internet por outros mais econômicos;
- adote estratégias para reduzir o consumo de energia, como troca de lâmpadas fluorescente por LED;
- planeje ações de comunicação para educar a equipe sobre a importância de utilizar os recursos da empresa de forma consciente.
3. Faça uma revisão dos seus fornecedores
Veja se é possível atualizar os contratos com os seus fornecedores, pois essa também pode ser uma estratégia significativa para reduzir custos e manter o controle orçamentário. Se você tem um bom relacionamento com eles, tente negociar descontos ou um prazo de pagamento maior, por exemplo.
Caso o acordo não seja interessante para as duas partes, busque novos fornecedores no mercado. Contudo, a seleção das empresas deve ser feita com atenção. Além do preço, avalie fatores como:
- credibilidade;
- reputação;
- prazo de entrega;
- qualidade dos produtos ou serviços.
É fundamental fazer a seleção de fornecedores de forma adequada para não ter imprevistos no futuro e não comprometer a imagem da companhia.
4. Conte com o apoio de consultorias especializadas para o controle do orçamento
O controle de orçamento da empresa pode ser feito com apoio de uma consultoria, ou com a contratação de profissionais especializados na área.
A estratégia será significativa para definir o regime tributário mais adequado para o negócio, identificar oportunidades de corte de despesas, evitar falhas no pagamento de impostos e tributos (o que pode gerar multas e processos trabalhistas no futuro), entre outras funções.
5. Utilize ferramentas tecnológicas para fazer a gestão do orçamento
Por muito tempo, a gestão orçamentária era feita em livros de fluxo de caixa ou planilhas. Entretanto, com o avanço da tecnologia, esse e outros processos internos ficaram mais simples. Hoje em dia, você consegue fazer a coordenação de equipes, controlar estoque e acompanhar a realização de projetos, por exemplo, de forma mais prática e automatizada.
Em relação às tecnologias para gerenciamento financeiro da empresa, no mercado há diversos softwares para isso. Essas ferramentas facilitam a execução de atividades como:
- acompanhamento do fluxo de caixa;
- organização de contas a pagar;
- emissão de notas fiscais;
- conciliação bancária;
- criação de relatórios gerenciais.
Investir nessa solução é uma atitude positiva, pois otimiza as tarefas da área financeira e minimiza erros — algo que pode acontecer com mais frequência quando o controle de orçamento é feito de forma manual.
6. Terceirize serviços
Dependendo das características da empresa, você pode terceirizar alguns serviços para economizar nesses quesitos e ganhar mais fôlego financeiro. Um exemplo disso é a terceirização da produção de eventos corporativos.
A realização de eventos é importante para organizações de variados portes e segmentos que precisam manter o relacionamento com clientes e público interno, mas o investimento nesse tipo de ação pode ser bastante elevado dependendo do estilo e do tamanho do evento.
Terceirizar a gestão de eventos será positivo para a realização da data e para o orçamento empresarial. Alguns dos motivos para isso é que a estratégia contribui para a seleção de fornecedores de eventos com bom custo-benefício, para a contratação dos melhores produtos e serviços e para a negociação de prazos de pagamentos. Assim, você consegue realizar um encontro de sucesso sem ultrapassar a verba definida para tal.
Algumas vantagens em terceirizar esse e outros tipos de serviços são:
- custo-benefício;
- praticidade;
- atuação de uma equipe especializada;
Ter um controle de orçamento eficiente é uma atitude imprescindível para o sucesso do negócio. Dessa forma, é possível investir em ferramentas e estratégias para alcançar as metas e alavancar os resultados da empresa sem prejudicar a situação financeira dela.
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