Nos últimos tempos, os eventos virtuais se tornaram a principal opção para manter o contato com o público. Como há diversos custos envolvidos, é normal que os organizadores precisem cobrar por evento on-line, não é mesmo?
Contudo, a precificação não deve ser feita na base do achismo. É necessário considerar toda a infraestrutura envolvida, bem como a margem de lucro, para estabelecer um preço de ingresso realista e que seja adequado ao perfil do público e do evento.
Neste texto, separamos algumas dicas que podem ajudar nessa tarefa. Continue a leitura e entenda como cobrar por eventos on-line!
Por que fazer um evento on-line?
Devido à pandemia de COVID-19, os eventos on-line se tornaram uma das principais alternativas para entretenimento, estudo e socialização. A apresentação é transmitida em tempo real e o público pode assistir do conforto e segurança de sua casa.
A estratégia é positiva para eventos de variados portes e segmentos. Contudo, é fundamental fazer um bom planejamento para que a mudança do ambiente físico para o virtual não comprometa a qualidade do evento e o interesse do público.
Algumas vantagens desse estilo de evento são:
- flexibilidade — é possível organizar congressos, workshops, treinamentos, shows, entre outros formatos;
- alcance — como o encontro é transmitido pela rede, pessoas de diversas regiões podem acessá-lo;
- organização — o evento on-line tem uma estrutura menor, o que contribui para a realização e para o orçamento.
Tipos de eventos on-line
Quando se fala em eventos on-line, muitas pessoas logo lembram das lives de artistas famosos. Esse formato ganhou destaque nos últimos meses e despertou o interesse do público e das empresas. Uma das vantagens é em relação à divulgação e marketing — muitas companhias patrocinam lives para manter o contato com o público e aumentar a visibilidade da marca.
Entretanto, ainda há outros tipos de eventos on-line, tais como convenções de vendas e treinamentos, que são alternativas para que as empresas mantenham o relacionamento com os colaboradores e a qualidade no trabalho.
Além disso, o formato é útil para transmitir conhecimento dos mais variados assuntos em webinars, congressos e workshops. Ou seja, as opções são diversas!
Como calcular o custo desse evento?
A estrutura de um evento on-line é menor que um encontro presencial. Sendo assim, não haverá despesas com locação de grandes espaços, limpeza, segurança e alimentação, por exemplo. Entretanto, ainda há diversos custos envolvidos.
Para não ficar no prejuízo, você deve buscar por patrocinadores ou cobrar por evento on-line. Nesse segundo caso, é importante avaliar uma série de fatores para estabelecer um ingresso com preço justo. A seguir, separamos alguns itens para considerar nesse processo.
Espaço
Eventos virtuais não necessitam de grandes espaços, mas, dependendo do formato, ter uma locação diferenciada será significativo para aumentar a qualidade e o profissionalismo do evento. Dessa forma, você terá acesso à infraestrutura como mobiliário, iluminação, som, telão etc.
Conexão com a internet
Não dá pra fazer um evento on-line sem conexão com a internet, não é mesmo? Portanto, esse item precisa estar incluído no orçamento para definir quanto cobrar pelo evento. Um bom sinal de internet é essencial para a transmissão ao vivo, assim você reduz falhas e queda na conexão.
Transmissão ao vivo
Além de planejar uma boa programação para o evento, é fundamental pensar na forma de transmitir o conteúdo. Tal fato pode ser feito apenas com um smartphone, ou computador, microfone e um bom sinal de internet. Entretanto, ter equipamentos adequados para gravar o seu evento garantirá uma boa qualidade de áudio e imagem.
Se houver atividades simultâneas na data, é recomendado investir em uma estrutura maior. Nesse caso, você pode contratar fornecedores para realizar a captação e a transmissão, o que pode incluir mais de uma câmera para realizar cortes ao vivo e mostrar todos os detalhes do evento ao público.
Plataforma para transmissão do evento
É possível transmitir o evento em plataformas gratuitas ou pagas. Avalie as características do encontro e a quantidade de participantes para identificar qual é a melhor.
Plataformas gratuitas, como o YouTube Live, permitem compartilhamento de tela e interação com o público por meio de chat e comentários. Por outro lado, com as ferramentas pagas ainda é possível fazer testes antes do evento, acompanhar o desempenho dele, entre outras comodidades.
Divulgação e vendas
Ao realizar um evento virtual pago, também é importante planejar a divulgação dele, a venda de ingressos e a comunicação com o público. Todas essas ações têm custos que devem ser contabilizados ao cobrar por evento on-line.
Estabelecer uma boa campanha de marketing, com anúncios, sites, atualização em redes sociais, entre outras estratégias, será imprescindível para atrair o público e realizar o evento sem ficar no prejuízo. Outra etapa é a escolha de uma plataforma segura para a venda dos ingressos.
Margem de lucro
Por fim, você deve definir a margem de lucro. Não há uma porcentagem fixa para isso, mas ela deve ser realista e estar alinhada com os objetivos e com o perfil do evento. Se você extrapolar a margem de lucro, o preço final do ingresso ficará muito alto e isso pode afastar as pessoas.
Como definir o preço do ingresso?
Depois de levantar todos os custos envolvidos, a dica para saber quanto cobrar por eventos on-line é estimar a quantidade mínima de público, dividir pelo orçamento total do evento e acrescentar a margem de lucro. Dessa forma, você terá um valor aproximado para cobrir as despesas e obter ganhos.
Além disso, procure fazer uma pesquisa de mercado para analisar o valor dos ingressos em eventos da mesma categoria que o seu e estabeleça um valor compatível ao perfil do público (considerando a faixa etária, renda, hábitos etc) e aos diferenciais de seu evento.
Essas são as principais dicas sobre como cobrar por evento on-line. Você não deve ter medo de definir um valor para o ingresso, afinal, há diversos custos envolvidos para que o encontro ofereça qualidade no conteúdo e uma boa experiência aos participantes.
Precisa de mais dicas? Então, confira o nosso próximo post e veja como otimizar o budget de seus eventos!